Medico Cirujano Tramatólogo-Ortopedista

Guía para la Elaboración de Manuales del Hospital de

La Cruz Roja Mexicana Delegación Puebla.

(a) Elaboró (b) Revisó (c) Autorizo

Nombre Dr. Armando Acevedo Méndez Dr. Manuel Rodríguez Vudoyra

Dra. Leonor Urbina Fernández Dr. Raúl López Herrera

Cargo-puesto Sub-Director Médico Subdirección Médica Director

Firmas

Fecha de Actualización

I.- Introducción

El manual de organización constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional del Hospital de la Cruz Roja Mexicana Delegación Puebla, al proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los Servicios y Departamentos que la integran.

II.- Manual de organización

Concepto de manual de organización

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento del Hospital ; es decir, entenderemos por manual de organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de la institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. En nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información detallada, referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación existentes, que esquematiza y resume la organización de una unidad responsable. El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre los servicios y departamentos, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

Objetivo

El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la institución y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas

• Presentar una visión de conjunto de la unidad operativa.

Precisar las funciones encomendadas a la unidad operativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a los servicios y departamentos del Hospital.

Lineamientos generales para la elaboración del manual de organización

• La Dirección Médica del Hospital, a través de las Subdirecciones Matutina y Vespertina elaboraran acciones de Organización, Modernización de Procesos y Soporte Operativo, proporcionará la asesoría necesaria a los servicios y departamentos correspondientes para la elaboración de su manual de organización específico.

• El manual de organización deberá ser aprobado por el responsable de los servicios y departamentos de que se trate y contará con la aprobación de la Dirección de Medica.

• La actualización, de cada manual se realizará cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica por: modificación, crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas que integran el departamento o servicio de que se trate; así como por modificaciones al reglamento interior.

• La actualización, modificación o cambios que sufra el manual de organización deberán de ser supervisados y avalados por la Dirección Médica.

• La Dirección Médica a través de las Subdirecciones Medicas, serán las encargadas de tramitar la autorización a través de la hoja de autorización de expedición de los manuales, para su validez oficial.

• Los manuales de organización, una vez autorizados por el Director, deberán ser implantados en un período máximo de un mes.

Recomendaciones generales

Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada.

Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación del personal operativo que tienen la responsabilidad de realizar las funciones.

Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Después de efectuar esta revisión, es conveniente someter el proyecto de manual a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea expedido. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de organización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo. Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación. Así también, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento general de la acción institucional y puedan consultar dichos documentos siempre que sea necesario. La utilidad de los manuales

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