PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CAJA PARA LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE LIMA

PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CAJA PARA LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE LIMA

Resumen del estado actual:

Todos los tipos de ingreso de dinero que se realiza para SBLM es captado por caja central que es la encargada de emitir recibos de ingreso al sistema en FOX de caja.

Los ingresos captados son obtenidos mediante diferentes fuentes, como son:

Por servicios que brinda la SBLM

        -API

        -Cementerios

        -Sevilla

        -Comedores

        -Canevaro(Albergues).

Ingresos por otros motivos

        -Donaciones

        -Otros.

Los mencionados anteriormente son ingresos por servicios que brinda la SBLM o por ingresos ya sean donaciones u otros ingresos, los servicios brindados generan un recibo de ingreso a caja que es realizado manualmente y a su vez ingresados a sus sistemas de caja que funcionan como islas de información dentro de cada dependencia, tanto la información lógica como física son enviadas a tesorería y caja (caja central). Y es en la caja central en donde se vuelve a reingresar el resumen de los ingresos captados por cada dependencia.

Los otros tipos de ingreso son captados directamente por caja central.

Si se analiza el proceso actual de trabajo se puede observar que el trabajo se realiza repetidamente hasta 3 veces o 4 veces, revisando recibos físicos y comparándolos con los ya ingresados en los sistemas o volviendo a digitar los mismos ingresos, toda esta cadena de trabajo duplicado genera errores y carga de trabajo pudiendo emplear las horas hombres gastadas en acciones redundantes y pudiendo emplearlas en actividades más beneficiosas para la SBLM.

Solución:

Se está desarrollando un software de caja el cual unificara los ingresos y a su vez descentralizara el ingreso de información.

Cada dependencia contará con un sistema de caja el cual emitirá recibos físicos que serán impresos directamente del sistema.

Los reportes de ingresos ya serán centralizados y los resúmenes de caja podrán ser revisados en tiempo real desde cualquier parte de la beneficencia que tenga instalado el sistema.

Se realizará una modificación de los actuales procesos que son empleados en tesorería y en las diferentes dependencias que captan ingresos de dinero.

Se realizará una reunión de trabajo con las todas las áreas involucradas para definir estos nuevos procesos, mostrar el avance del sistema y cómo se procederá a trabajar luego de la implementación del software.

A la fecha se está desarrollando el sistema de caja para cementerio el cual será tomado como plantilla para las diferentes cajas.

La lógica de ingreso para el proceso de caja es la misma para todas, pero cabe resaltar que cada dependencia cuenta con procesos diferentes en base a los servicios que brinda.

Por ejemplo:

En cementerios se tuvo que realizar la adecuación de su tarifario debido a que su tarifario de concesiones y sepulturas cuenta con diferentes Ítems y características particulares que deben ser captados por el sistema de caja y no solo como una descripción del servicio.

También se tiene que realizar el ingreso de expedientes de los difuntos, así como del que genera la compra.

Esto ayudara a que los reportes de ingresos sean más detallados, específicos y ayudar a la toma de decisiones.

Así como en cementerio; sevilla y comedores tienen también sus tarifarios con otra realizad,

en Sevilla se tiene que realizar una base da datos de los alumnos y sus apoderados, las secciones o grados, así como el estado actual de la cuenta corriente de cada padre encargado de dar la pensión.

Presentación de cronograma de trabajo.

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