PQyC produce químicos y colorantes de uso especial para plásticos, fibras y revestimientos

               Sistema de Inventario PQyC

Informe del proyecto

Version 3.0

HISTORIAL DE REVISIONES

INTRODUCCION

PQyC produce químicos y colorantes de uso especial para plásticos, fibras y revestimientos. Sus oficinas centrales están en Memphis, Tenessee y opera cinco diferentes plantas de producción en el sudeste de Estados Unidos.

La rapidez de entrada al mercado de nuevos productos, servicios al cliente eficientes y bajos costos son esenciales para mantenerse en la competencia en la industria química. La administración está buscando nuevas formas de hacer que la empresa opere con más eficiencia y necesita empezar por examinar el procesamiento de pedidos.

El procesamiento de pedidos funciona de la siguiente manera: un cliente puede hacer un pedido por teléfono, fax o correo electrónico. Un representante de servicio al clientes toma nota de la información del pedido en la libreta de pedidos. Esta información incluye nombre del cliente, la dirección de envío, dirección de facturación, código del producto, descripción del producto, cantidad e instrucciones de envío (como que el gerente de recepción hable por teléfono para concertar una cita para la entrega). Después de obtener toda la información relevante, el representante confirma el total del pedido al cliente.

Mientras toma la información del pedido, el representante de servicio a clientes accede al sistema de captura de pedidos de la compañía y verifica el inventario de cada producto pedido. En primera instancia, el representante de servicio a clientes verifica el almacén más cercano a la dirección de envío del cliente. Si no hay producto disponible, el representante de servicio a clientes verifica en otro almacén. Si el pedido se hace por teléfono, el representante de servicio a clientes sugiere una fecha de entrega, el cual debe ser de entre cuatro a cinco días hábiles después. Si el cliente necesita un pedido lo más pronto posible, el representante de servicio a clientes solicita al sistema de captura de pedidos existente que indaga en que almacén puede haber puede haber inventario para surtir el pedido. Por lo general, el almacén más cercano a la dirección de envió del cliente es el que cubrirá el pedido.

Todos los pedidos del día se reúnen manualmente y se introducen en el sistema de captura de pedidos de la empresa. El sistema no aceptara el pedido a menos que contenga el código del cliente, la dirección de envío y la dirección de facturación (si el pedido es de un cliente nuevo, el sistema le puede asignar un código de cliente nuevo). Si el pedido tiene una fecha de entrega de 8 a 10 días hábiles futuros, la forma (el documento de pedido) se guardara manualmente y luego se dará de alta en el sistema. El sistema genera un informe diario de pedidos diferidos para recordar al representante de servicio a clientes que tiene un pedido diferido.

Cuando se ha dado de alta cada pedido, el sistema realiza una comprobación del estado de crédito del cliente. A algunos clientes se les designa un estado de “crédito retenido” y no se les entregaran sus pedidos sino hasta que se recibe el pago de la compra. Otros pedidos de cliente se procesan inmediatamente y el cliente paga la compra después de recibir el envío y una factura. Se envía un informe de crédito retenido al departamento de crédito y los representantes de servicio a clientes reciben un informe diario sobre los pedidos hechos sobre crédito retenido.

MODELO DE REQUERIMIENTOS

1. Diagrama de Casos de Uso del Sistema

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1. Especificación de Casos de Uso del Sistema

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