PROCESO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

ORGANIZACIÓN Y METODOS

UNIDAD II. LA METODOLOGIA

PROCESO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.

En las Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdén de lo que es una buena organización.

FASES

1. Planificación de la investigación Administrativa

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la investigación administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. Su propósito es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

2. RECOPILACION DE DATOS

registro de aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la unidad o tema que se investiga. Esto consiste en la recolección, síntesis, organización y comprensión de los datos que se requieren. La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

Se conocen dos tipos de fuentes:

1.Primarias: que contienen información original no abreviada ni traducida.

Secundarias: obras de referencia que auxilian al proceso de investigación.

3. ANALISIS DE LOS DATOS

4. FORNULACION DE RECOMENDACIONES

5. ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL

La selección del personal que ejecute el trabajo:

Esto significa que las personas a quien se les asigne intervenir en una auditoría administrativa, debe tener un conocimiento completo de los fundamentos de organización y dirección, los principios de los métodos efectivos de control y los requerimientos para realizar evaluaciones técnicamente. Deberán tener experiencia en el trabajo de sistemas y procedimientos y la habilidad para dirigir las investigaciones y hacer auditorías en las diferentes áreas de la empresa, con objeto de descubrir las faltas de eficiencia o los puntos débiles, cuando se les llame para ejecutarlo. Deberán tener capacidad para hacer recomendaciones constructivas señalando los métodos mejores o más efectivos para eliminar el desperdicio o las pérdidas innecesarias.

Además de lo anteriormente expuesto, estas personas deberán tener características personales tales como: buen juicio; una inclinación al análisis; alto grado de imaginación y habilidad para escribir y expresarse con claridad y lógica. Siendo aconsejable que engan preparación universitaria y una amplia experiencia administrativa.

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de información que se pretende captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos.

6. IMPLEMENTACION

Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en órden la investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resulatdo, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

- Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.

- Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.

7. Y EVALUACION

TÉCNICAS DE RECOLECCION DE DATOS

Se entenderá por técnica, el procedimiento o forma particular de obtener datos o información

ENTREVISTA

Es una técnica que permite obtener respuestas verbales sobre el problema a investigar. Implica comunicación directa entre el investigador y el sujeto de la investigación.

Hacer preguntas a alguien con el propósito de obtener de información específica. La entrevista es una conversación que tiene un propósito definido, y este propósito se da en función del tema que se investiga. En general se plantea como un proceso de transacción de dar y recibir información, de pregunta-respuesta,

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