PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

TRABAJO FINAL

NANCY AMPARO SARMIENTO GUERRERO

UNIVERSIDAD  DEL QUINDÍO

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN

SANTIAGO DE CALI,  JUNIO  DE 2016

TRABAJO FINAL

NANCY AMPARO SARMIENTO GUERRERO

Docente

JUAN GUILLERMO CAICEDO QUINTERO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN

SANTIAGO DE CALI,  JUNIO DE 2016

TEMA^[a]                                : Archivo

TÍTULO        : Propuesta de un modelo funcional para el manejo y    administración        del archivo de la Secretaría de Infraestructura de Cali

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN        : Gestión de la Información

CONTEXTO O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA^[b]                

La Alcaldía de Santiago  de Cali como ente estatal debe acoger las directrices, normatividad y reglamentación que el Archivo General de la Nación expide para el manejo y administración de la función archivística del Estado. Para dicho fin adoptó el Programa de Gestión Documental como instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización del flujo documental de una entidad, desde su origen hasta su destino final (archivo  o eliminación del documento), con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Al respecto la Secretaria de Infraestructura debe cumplir con  el acatamiento de las normas técnicas reglamentarias  (Ley 594 de julio 14 de 2000, Decreto 2609 de 2012), situación  que se evidencia en los procesos organizacionales.  

Como resultado de lo anterior se dificulta la ubicación de la información en el archivo (de gestión o central) o “memoria institucional“ de la entidad, bien sea para toma de decisiones o como aporte de prueba documental, encontrándose  que:  la  trazabilidad en la información es muy débil,  dificultando la recuperación de la información, con deficiente atención a los usuarios (tanto a los funcionarios (100) como a la comunidad (80 solicitudes promedio diarias),  entes de control (20 requerimiento semanales) y  desgaste administrativo.

En  la Secretaría de Infraestructura desde el punto de vista administrativo, el nivel asistencial (15 auxiliares) de la organización es el más afectado debido a que es a este nivel al que  le corresponde buscar la información, sustanciar los expedientes  para  elaborar la respectiva respuesta, situación  que es toda una problemática porque la  información requerida está relacionada  con  gestión realizada por todas las áreas que conforman la entidad y por otra parte está la comunidad (usuarios externos) pues hay dificultad para la recuperación de la información lo que ocasiona usuarios insatisfechos y retraso en la atención a los usuarios.

 Aunque  se logra atender un porcentaje relativamente bajo de las solicitudes de la comunidad,  esto no se debe precisamente a la organización de la información sino a  que se acude al funcionario con mayor tiempo de servicio, con conocimiento de la mayoría de los temas que por lo menos saben dónde y cómo ubicarlos.

Uno de los indicadores de la existencia de esta falencia es el control y seguimiento que realiza la Secretaría General de Alcaldía de Santiago de Cali a los requerimientos de la comunidad que ingresan por el aplicativo “Orfeo”, el cual desde el año 2012 al 15 de mayo de 2016,  arroja un resultado con pendientes de un mil seiscientas (1600)  solicitudes – dato suministrado por el sistema (en el archivo central no existe información al respecto), así como el incremento en la cantidad de tutelas y demandas interpuestas con ocasión del  incumplimiento en las respuestas a derechos de petición elevados por los ciudadanos.

En ese orden de ideas es necesario identificar los  factores o causas que  afectan el adecuado funcionamiento del archivo de la Secretaría de Infraestructura de  la Administración Pública en Cali.  

Se parte del planteamiento que la función archivística se trata de las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente,  en virtud de lo cual  se buscan los factores que afectan  la efectiva prestación de servicio en el archivo de la Secretaría de Infraestructura de  la Administración Pública en Cali.

Es necesario identificar y analizar los factores que influyen en el funcionamiento del Archivo, con el fin de establecer  cuales no se están aplicando, las razones por las cuales no se aplican en aras de elaborar el respectivo plan de mejoramiento.  

Se trata investigar acerca de la organización gubernamental, sus procesos, la coordinación en la ejecución de los procesos, capacitación, socialización de la normatividad,  compromiso en todos los niveles jerárquicos de la Administración para un adecuado manejo y administración del archivo.  

De no tomarse los correctivos del caso, se corre el riesgo de incrementar el número de solicitudes pendientes de trámite y con ello el incremento de quejas, usuarios insatisfechos,  aumento de la cantidad de tutelas y demandas contra el municipio.

De ahí la necesidad de revisar temas como: verificación del perfil del recurso humano que cumple las actividades de gestión documental, archivo, etc., la infraestructura tecnológica que esté de acuerdo a las necesidades de la entidad, disponibilidad de  presupuesto acorde para la implementación de lo necesario conforme a la normatividad vigente.

DELIMITACIÓN ESPACIAL Y TEMPORAL

DELIMITACIÓN ESPACIAL

La investigación se realizará en el Archivo de la Secretaría de Infraestructura Municipal de la Alcaldía de Santiago de Cali, ubicada en el Centro Administrativo Municipal de Cali, Torre Alcaldía, piso 12.

El archivo de la Secretaría se compone de archivo de gestión y archivo central.  

El archivo de gestión está conformado por el flujo documental que produce y gestiona la secretaría (correspondencia que ingresa (promedio de 100 diarias)  y elabora (120) internamente para el respectivo trámite de las solicitudes) y en el archivo central reposan los documentos procedentes de las diferentes áreas de la entidad, una vez culminado su trámite.  

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