Qué es la planificación

LA PLANIFICACIÓN:

1 - ¿ Qué es la planificación?

Consiste en establecer un plan general y ordenado para obtener el logro de un objetivo determinado. Es la tarea principal de la administración, debe ocurrir antes de cualquier otra función administrativa, determina la necesidad de esas funciones.

La planificación siempre implica el futuro, por ello que su punto de partida es la claridad de objetivos de la organización, es decir, qué y por qué queremos planificar.

2 - ¿Qué importancia tiene en la Administración?

La importancia radica precisamente en que es la “función madre” del proceso administrativo, es como ya se dijo antes, la tarea principal de la administración debiendo ocurrir antes de toda otra función administrativa.

Se dice incluso que si no hay planificación, no hay nada que organizar, nada que dirigir ni que controlar.

La planificación tiene como objetivo evitar que la concurrencia de hechos inesperados puedan entorpecer el cumplimiento de los objetivos propuestos. Sin planificación la consecución de los objetivos se convierte en algo casual y las decisiones a su vez, en elecciones esporádicas y descoordinadas, carentes de sentido.

3 - ¿Cómo se justifica la necesidad de planeación?

Se justifica en que ella busca:

Reducir la incertidumbre frente a los cambios y la angustia hacia el futuro,

Concentrar la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos,

Propiciar una operación económica, el hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos, es decir, buscar el mayor beneficio con el menor costo,

Facilitar el control, el saber lo que se quiere hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo hará, permite organizar las acciones para encontrar la máxima eficiencia organizacional.

4 - Explique los requisitos de la planificación.

Contribución al objetivo: el objetivo es la razón de ser de la organización, la planificación ayuda a alcanzarlo.

Carácter permanente: la planificación contempla todas y cada una de las actividades de la organización.

Eficiencia: debe lograr resultados económicos mejores que los costos con un mínimo de consecuencias no deseadas.

Economía: el beneficio que se obtiene al planificar debe ser mayor que el valor de realizarlas.

Oportuna y adecuada a la situación y objetivos de la organización.

5 - Defina:

a. Programas: son un complejo de objetivos, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, recursos que han de emplearse y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción que permita el logro de los objetivos propuestos. Son los planes que trazan una línea de acción para satisfacer las necesidades de una situación. Tenemos:

Programas generales: que contienen los pasos principales que es necesario dar. Se debe comprender su naturaleza beneficiosa para decidir si su preparación vale más que las dificultades.

Programas detallados: se define como la técnica de prever e imaginar de antemano cada paso de una larga serie de operaciones separadas, para que cada una de estas operaciones tenga la máxima eficiencia, indicando para ello estos pasos, de manera que las disposiciones de rutina se cumplan en el lugar y tiempo determinado.

Proyectos: es un tipo de planificación flexible y puede adaptarse a gran variedad de situaciones. Si las operaciones pueden dividirse fácilmente en partes separadas con claros puntos de determinación, entonces el proyecto es una idea natural y efectiva de planificación.

Presupuestos: es la determinación de planes para un determinado periodo en términos numéricos. Estos pueden ser de orden financiero, como presupuestos de caja, de ventas, de capital, o bien, en términos no financieros, como horas de mano de obra directa, de materiales, unidades de producción, etc.

Políticas: es un plan general de acción que guía a los integrantes de la organización en la condición y realización de sus tareas. Ello permite entre otras cosas, asegurar la uniformidad de acción. Las políticas deben ser un medio para fomentar el criterio de decisión y la iniciativa, dentro de ciertos límites.

Procedimientos: se refiere a escoger, poner en práctica un curso específico de acción y detallar la forma exacta en que una actividad debe cumplirse. Su característica esencial es la secuencia cronológica de las acciones requeridas. Establecen una forma habitual de manejar actividades futuras. Intenta uniformar la conducta de los subordinados a fin de poder predecirla con mayor precisión.

Métodos: es la manera aprobada o normalizada de realizar una operación específica que puede ser cumplida totalmente en el ámbito de un solo puesto de trabajo. Determina la forma cómo debe realizarse una tarea, establece los pasos a seguir indicando los objetivos que persigue cada secuencia.

6 - Explique las etapas de la planificación.

Diagnóstico: se refiere a la obtención de una visión fundamentada lo más real posible de la situación que se desea enfrentar. Es necesario identificar las variables más significativas, las que pueden ser internas que interpretan las características propias de la institución, o bien externas que permiten identificar el medio en que está inserta la institución y que inciden en el plan.

Pronóstico: se refiere a tener información que den bases seguras para determinar sucesos probables en el futuro. Lleva implícita la idea de determinar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la organización, tanto interna como externa.

Formular el Plan: indica tanto establecer el objetivo final como los pasos necesarios para lograrlo, ordenándolos en una escala de prioridades. Para ello se apoya en:

Establecimiento de objetivos: es decir, establecer acciones concretas que se espera conseguir dentro de un tiempo determinado.

Determinación de las premisas de planificación.

Búsqueda de líneas de acción alternativa: esto es, definir los distintos caminos

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