Resumen dirección de reuniones

Resumen de dirección de reuniones

Las reuniones de trabajo son el modo en que se materializa el trabajo en equipo y se realizan con el fin de tomar decisiones, informar, debatir, etc. y la preparación de esta garantiza un 80% de su éxito.

Es importante a tener en cuenta en una reunión:

-El coordinador; es la persona que convoca a la reunión y debe tener ciertas cualidades que hagan de estas algo claro, motivador y dinámico. Entre estas cualidades está adaptarse al tema, escuchar y demostrar que sabe de lo que se habla. Por otra parte no debe intentar mostrar superioridad, impedir que las demás personas se expresen, no escuchar, etc.

-La comunicación; en toda reunión es supremamente importante la buena comunicación, algunas de los comportamientos que favorecen una buena comunicación es: mostrar interés, mantener contacto visual, tomar nota y algunos de los comportamientos que la entorpecen es: interrumpir a la otra persona, contra argumentar, ignorar lo que contradiga nuestra opinión, entre otras.

-Los asistentes; en una reunión debemos rodearnos de personas hábiles que faciliten nuestro trabajo y no caer en el juego de las personas que la dificultan, ya sea poniendo en contra a los demás participantes o criticando nuestras acciones.

-El ambiente; lo más importante en un reunión es crear un buen clima potenciando las relaciones entre los participantes. Para crear un buen ambiente se debe tener en cuenta la relación entre los participantes, el entorno físico y la duración de la sesión.

Tipos de reuniones

-Reuniones informativas: están se hacen con el fin de informar a todos sus participantes de algún fin, si la reunión es masiva se le llama asamblea.

-Reuniones consultivas: su propósito es el de recibir opiniones con respecto a algún tema en particular.

-Reuniones formativas: forman a los participantes en ciertos criterios o actitudes, en estas reuniones se escoge una idea y se debate.

-Reuniones decisorias: su objetivo es tomar una decisión para seguir un punto de vista, consultado anteriormente.

Fases de una reunión

Consiste en cinco fases: preparación, inicio, desarrollo, término y seguimiento.

Para la preparación de la reunión es importante el planteamiento de objetivos, la elección de los participantes, la planificación, la convocatoria y la preparación de los documentos o recursos a utilizar.

Para la presentación de la reunión son importantes los participantes, el tema y el método de trabajo.

Para el desarrollo de la reunión es importante seguir cada uno de los temas propuestos y finalmente fijar acuerdos y aclarar tareas, esta es la fase final y se deben poner en práctica dichos acuerdos para que las reuniones no pierdan su credibilidad.

Reglas para coordinar una reunión

1. Prepararla
2. Centrarse en el orden del día
3. Énfasis en los objetivos
4. Dirigir la discusión
5. Moderar los comentarios
6. Incitar a la participación de todos, incluso los que no hablan recurrentemente
7. Proteger a las personas con pocos argumentos para defenderse
8. Mermar la participación de las personas activas
9. Mantener bien enfocada la reunión.

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