Tipos de negocio y documentos técnicos

Existen dos tipos de documentos ejecutivos y técnicos:

DOCUMENTOS EJECUTIVOS: Son aquellos que se utilizan en el ámbito laboral con el fin de manejar información de una manera formal.

DOCUMENTOS TÉCNICOS: Son aquellos documentos utilizados en las empresas únicamente en las áreas de operatividad/procesos, su enfoque es obtener un control para poder tener un control y así cumplir y tener una producción eficiente en base a la correcta administración del tiempo.

Los documentos técnicos comprenden muchos tipos: proyecto, curriculum, manual, reporte, bitácora, informe y minuta.

En el presente trabajo hablaremos de la estructura de una minuta y como debe ser elaborada, la información que debe de contener es una herramienta fundamental para las reuniones y un elemento muy importante para los procesos de control de las empresas.

MINUTAS

El termino Minuta de Reunión viene a reemplazar el de Acta de Reunión.

Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes.

Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes. Las palabras de participantes se registran con precisión, o con ligeras modificaciones, de modo que los comentarios de cada uno quedan incluidos.

ELEMENTOS DE UNA MINUTA:

• Nombre de la organización

• Título de la minuta

• Lugar y fecha: se describe la hora, fecha y el lugar en el que se llevó a cabo la reunión.

• Lista de los presentes

• Orden del día

• Acuerdos a los que se llegaron y/o puntos tratados

• Nombre y firma de los asistentes

Las minutas entonces registran lo que sucede en una reunión, en el orden que los eventos suceden, sin prestar atención a si la reunión sigue o no la agenda preestablecida.

FUNCIÓN DE LAS MINUTAS:

• Su función primaria es la de registrar las decisiones tomadas sin distingo de su importancia. Si las decisiones se toman a través de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo de los votos deben ser registrados.

Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran ser catalogados de irrelevantes, por ejemplo: informes financieros que fueron presentados, una cuestión legal que fue discutida, que una persona llegó tarde (o se fue temprano) o tuvo una participación parcial.

Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunión fue cerrada y la fecha de la próxima reunión si es que la va a haber.

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