El propósito de este Procedimiento es establecer los pasos a seguir para la Solicitud de logística de viaje del personal temporal y permanente de PDVSA Gas

REV. Nº

FECHA

BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

0

23/11/07

Solicitud de Logística de viaje para personal  permanente.

D. GUATARAMA

J. BRICEÑO

G. RAMÍREZ

1

18/01/2010

Solicitud de Logística de viaje Nacional e Internacional para el personal Temporal y Permanente.

C. SALAZAR

Y. MARIN

Y. MARIN

Paso N°

Responsable

Acciones

1

Solicitante

Emite su solicitud:

• Para Logística Nacional se emite formato

IVTREN-SJ-SL-07-P.

• Para Logísticas de Viaje Internacional se debe anexar: 1.- Formato de Salida al Exterior (Recomendación para asignación Temporal en el Exterior); 2.- Solicitud de Itinerarios y reservación de Boletos Internacional y 3.-  Formato de Viajes y Traslados ( Orden para la emisión de Boletos Electrónicos)

Se presenta a su supervisor inmediato con la logística requerida con mínimo dos (02) días de anticipación para Logistica Nacional y con quince (15) días de anticipación para logística Internacional.

[pic 5]

En caso que sean taxis de emergencia éstos deben ser solicitados con un tiempo no menor de dos (02) horas antes de la requerida.

En caso que el Supervisor por alguna circunstancia no se encuentre en el área; el solicitante debe enviar el requerimiento directamente a la secretaria  con copia a éste para que se pueda procesar.

2

Supervisor Inmediato

Recibe  la solicitud y verifica que la logística requerida esté relacionada con las actividades asignadas. De ser así, remite la información a la secretaria para que ella inicie los trámites respectivos.

3

Secretaria

Recibe la Solicitud, si es enviada directamente por el solicitante procede a buscar la aprobación de su supervisor inmediato vía telefónica; una vez éste autorice:

• Para logística Nacional: Inicia la carga en el sistema RESET, y envía a la aprobación respectiva.
• Para Logística Internacional: Inicia el proceso de firma en cuanto a los niveles de autoridad solicitados por parte de Viajes y Traslados los cuales son el Gerente de Proyectos de Procesamiento de Gas, el Director de Procesamiento Gas, el Presidente de PDVSA Gas y por último el Directos de enlace.

Una vez obtenido las firmas necesarias envía copia de los formatos por correo o fax para ir agilizando el proceso y se solicita la reservación de boletos internacionales según la ruta solicitada por el trabajador, mientras se envían en original a departamento de Viajes y Traslados según la zona que emita los boletos internacionales.[pic 6]

[pic 7]

4

Gerente / Superintendente (Aprobador)

• Para Logística Nacional: Monitorea la orden a través del módulo firma del sistema RESET y aprueba el requerimiento. De lo contrario, devuelve la orden para que sea corregida en el sistema.

5

Secretaria

• Para Logística Nacional: Monitorea la orden en el sistema para hacerle seguimiento con el personal del viajes y traslados.  En cuanto tenga confirmación remite el itinerario correspondiente al solicitante.
• Para Logística Internacional: Monitorea por medio de Viajes y Traslado el estatus de la Reservación solicitada. En cuanto recibe la reserva del itinerario la muestra al personal solicitante, para luego enviar la confirmación de la emisión de los boletos internacionales.

6

Solicitante

Recibe la confirmación y revisa para verificar si coincide con lo inicialmente solicitado.