Mejora de la reunión de la mañana.

        ▪Resumen        [pic 1]

Estas historias de mejora no tienen el propósito de representar aplicaciones perfectas de los métodos presentados en los capítulos, más bien, están destinados a transmitir primeros intentos realistas de usarlos.

   - Caso 1: Mejora de la reunión de la mañana.

El propietario de una empresa de construcción fue frustrado por las recientes dificultades experimentadas por el gerente y supervisores de obra en su reunión de mañana todos los días. Durante los últimos tres años, esta reunión había jugado un papel central en la toma de la empresa exitosa. Todos asistieron a la reunión en el almacén junto a las oficinas de manera que se coordinaría el trabajo de la empresa y fue esta oportunidad para todos de experimentar y hacer frente a todo el sistema que se había hecho la empresa de éxito. Todas las cuestiones y problemas que debían abordarse fueron saliendo a la superficie y tratar en la reunión.

Sin embargo, recientemente, nunca parecía ser suficiente tiempo para discutir todos los temas importantes. Recientemente uno de los mejores supervisores de obra irrumpió en medio de la reunión, diciendo: "Sólo estamos perdiendo el tiempo." Las reuniones que podían durar más allá de las horas programadas una hora y media. La compañía se había casi duplicado su negocio en el año anterior, pero las reuniones frustrantes de la mañana estaban afectando la moral y empezando a doler visiblemente la calidad del trabajo de la compañía.

El propietario se presentó la idea de mejorar sus sesiones de la mañana a su equipo de gestión. Pidió las tres preguntas de mejora, y la discusión llevo a estas respuestas.

¿Qué estamos tratando de lograr?
Investigar maneras de hacer la reunión diaria más eficaz, y para no correr con el tiempo programado.

¿Cómo sabremos que un cambio es una mejora?
Controlar la duración de tiempo de cada sesión, el número de artículos o temas cubiertos, y un uso de la escala de 1 a 5, "¿Cómo fue la reunión?" Evaluación como medidas de mejora.

 ¿Qué cambios podemos hacer que se traducirá en la mejora?
Los asistentes a la próxima reunión haremos una lluvia de ideas, una lista de cambios que resulten como una mejora:

Tienen un menor número de personas en las reuniones de reunirse con menos frecuencia preparar y utilizar una agenda
Dar tareas de preparación para la reunión
Dejar de tener las reuniones, y todo el mundo a resolver sus propios problemas
Limitar el tiempo de reunión para cada tema
Tomar decisiones por votación
Poner fin a la reunión a las ocho reloj, no importa lo que pida al propietario sea más de un dictador durante la reunión
Tome nota de la reunión y distribuir para su revisión y seguimiento de los problemas de límite a los críticos (problemas menores para ser trabajado en grupos más pequeños)

El propietario estaba molesto originalmente por varias de las ideas de cambio, que parecían negativas o no ayudaban, acerca de la celebración de las reuniones. Entonces se dio cuenta que podía utilizar la sugerencia de "dejar de tener las reuniones" como provocación para sí mismo y otros para empezar a pensar en ideas de mejora.

Durante una conversación con el gerente de compras después del trabajo ese día, el dueño de repente vio un camino a seguir. El gerente de compras estaba hablando sobre el proceso para ordenar todos los materiales y equipos de construcción. Estaba describiendo los cambios que el personal de compras había hecho a su proceso, y el propietario se dio cuenta de que no había procedimiento para la preparación y ejecución de la reunión de la mañana. Ellos acaban de comenzar la conversación y dejar que las cosas sucedan como lo harían. En comparación con el proceso de pedidos de materiales, sus reuniones fueron caos. El propietario se preguntó por qué las actividades para los pedidos de materiales deben ser tan claro para todos, mientras que una reunión crítica de la mañana se llevó a cabo de una manera tan casual. El vio que muchas de las ideas sugeridas para mejorar la reunión podrían encajar entre sí para formar un proceso estándar.

Ciclo PDSA 1
Plan. 
El propietario y dos de sus gerentes pasaron un sábado por la mañana el diseño de un proceso de reunión. Se incorporan varias de las ideas de cambio en el proceso, incluyendo el establecimiento de una agenda, la reducción de la frecuencia de las reuniones, la programación de las reuniones de dos horas, la presentación de los temas del día anterior a la cumplir para ser incluido en el orden del día, y la asignación de roles durante la reunión. Ellos predijeron que este nuevo proceso aumentaría la eficacia y reducir el tiempo de reunión semanal a la mitad. Decidieron documentar el nuevo proceso y darles a todos los demás gerentes y supervisores de comentarios.

Estudio. 
Todo el mundo estaba preocupado por el tiempo para completar sus tareas antes de las reuniones y tener que presentar temas de la agenda del día anterior. La mayoría de los gerentes y supervisores sentían que no sabrían cuáles son los problemas críticos estaban el día anterior. Algunos también estaban preocupados por ser pedido para llenar un papel (como el encargado de tomar notas) durante la reunión.

Ley. 
El propietario consideró que las preocupaciones eran debido al miedo del cambio, por lo que decidió seguir adelante con las nuevas ideas para la reunión. Hizo algunas aclaraciones del proceso de reunión y preparó copias para repartir en la reunión de la mañana del lunes.

Ciclo PDSA 2
Plan. 
En la reunión del lunes, el dueño repartió la descripción actualizada del proceso de reunión y pidió a todos a participar en una prueba del proceso el viernes.
Si un tema del orden del día no se presentó antes de tiempo, no se trataría en la reunión del lunes. Joe fue asignado a tomar notas en la reunión, María aceptó mantener la reunión en la fecha prevista el tiempo y recoger los datos, y el propietario se ofreció para armar la agenda final de la tarde. Todo el mundo predijo una breve reunión.

La reunión fue de hecho corto. El problema de programación llevó veinte minutos, pero la discusión acerca de la presentación de los temas del orden del día fue aún más corto. La gente decía que había problemas que les gustaría tener en la agenda, pero no estaban seguros del formato para la presentación de las mismas. Todo el mundo estuvo de acuerdo para poner a prueba una forma para la próxima reunión que Joe se ofreció a diseñar.

Estudio. 
La reunión fue corta, pero por la razón equivocada. Cuestiones que deberían haber sido discutidas no fueron porque las personas no eran cómodos y familiarizados con el nuevo proceso. Las calificaciones de calidad de los asistentes iban desde 1 (nada de éxito) a 3 (neutral) en la escala de 1-5. El propietario vio que otras piezas del proceso tendrían que ser definido y asistentes de la reunión necesitarían algún tiempo para acostumbrarse a él.

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