TEMA 4: La comunicación escrita

TEMA 4:   La comunicación escrita.

1. Elementos de la comunicación escrita.

  La comunicación escrita es aquella que se basa en el uso del lenguaje escrito.

Los distintos elementos en una factura son:

• Emisor (Vendedor)
• Mensaje (Factura de compra)
• Código (El lenguaje escrito)
• Medio (El papel)
• Contexto (Entorno laboral)
• Interferencia (El idioma, …)
• Canal (El correo ordinario)
• Receptor (Cliente)

1. Características de la comunicación escrita.

• No hay retroalimentación inmediata.
• No has posibilidad de comunicación no verbal.
• La comunicación escrita precisa de un mayor dominio de las palabras y de la gramática.
• Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
• La comunicación escrita posibilita el envío de documentación adjunta a una mayor extensión.

1. La redacción de escritos.

  Pasos de una buena redacción escrita:

• Analizar previamente el contexto del mensaje.
• Pensar con antelación las ideas que se quieren trasmitir.
• Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
• Elegir adecuadamente la frase y expresiones que se van a utilizar.
• Leer y revisar el texto antes de enviarlo.

1. Principios fundamentales de una redacción.

• Claridad: Es clara cuando la idea trasmitida se recibe sin dejar lugar a dudas.
• Sencillez: Frases sistemáticamente simples dejando a un lado las oraciones compuestas demasiado extensas.
• Concisión: Utilizar las palabras justas, emplear únicamente las palabras exactas.
• Cortesía: Es parte de la educación, debemos tenerla en cuenta tanto en la elaboración de un documento escrito como en cualquier otro ámbito.

1. El protocolo en función del destinatario.

  El tratamiento que empleamos en un documento debe ser respetuoso y el trato debe ser de confianza. Hay cinco tipos de tratamientos:

• Muy formal, es por ejemplo, el excelentísimo Señor Martínez.
• Educado, es por ejemplo, a la atención del Señor Martínez.
• Neutral, es por ejemplo, estimado Señor Martínez.
• Cordial, es por ejemplo, a la atención de Carlos Martínez.
• Personal, es por ejemplo, querido Carlos.

1. Las normas de redacción, ortografía, puntuación y presentación.

1. Ortografía: sintaxis y gramática.   NO

  Hay que tener cuidado con:

1. La división y separación de las palabras en sílabas.
2. La colocación del acento ortográfico en las palabras.
3. El uso de las mayúsculas.
4. La escritura de los números.
5. La correcta concordancia en género y número de las palabras.
6. La construcción de las oraciones.

1. Puntuación:

  La puntuación es importante en el lenguaje escrito, ya que a través de ellos conseguimos que las personas que leen el texto lo interpreten de forma correcta.

  Los signos de puntuación se usan para intentar reproducir la entonación del lenguaje oral, por tanto, nos permiten expresarnos con claridad.

1. Presentación:

  Los principales elementos formales son:

1. El papel.
2. Los márgenes.
3. Los párrafos.
4. Las interlineas.
5. La tipografía.
6. Tamaño y color.

1. Documentos propios de la empresa y de las administraciones públicas.

   Las personas, las empresas y las administraciones públicas se comunican entre sí mediante una serie de documentos escritos. El documento de comunicación más utilizado en la empresa privada es la carta comercial. En la administración se suele emplear sobre todo la instancia y el oficio.

1. Documento de comunicación interna.

1. El aviso: Es un documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.

  Las características que distinguen a este documento es su ubicación, es casi tan importante como su contenido pues ha de colocarse en lugares por los que pase frecuentemente el personal. (Ej. El tablón de anuncios)

1. El memorándum o nota de régimen interno: El memorándum y la nota de régimen interno son documentos escritos que utiliza la empresa para trasmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo,…

  Características:

1. La redacción es breve, sencilla y no muy protocolaria.
2. La información tiene que ser clara, precisa y estar referida a un único tema.

  Estructura:

1. Membrete: Nombre de la empresa, los datos,…
2. Logo: Al lado del membrete.
3. Memorándum: No precisa de saludo (No lleva fórmula de saludo o de presentación)
4. Cuerpo: Va escrito lo que vas a pedir, una recomendación, una petición,…
5. Pie: Nombre del departamento, nombre del jefe del departamento y la firma.

1. El informe: NO Es un documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de unos hechos o actividades.

  Estructura: La estructura del informe incluye los siguientes elementos:

1. Portada.
2. Índice.
3. Introducción.
4. Desarrollo.
5. Conclusiones del informe.
6. Bibliografía.
7. Anexos.

  Clasificación:

1. Según el contenido. Existen dos tipos de informes:

1. Informes personales.
2. Informes comerciales.

1. Según su ámbito. Existen dos tipos de informes:

1. Informes internos.
2. Informes externos.

1. Según el tipo de valoración de los hechos que se expongan. Existen tres tipos de informes:

1. Informe descriptivos.
2. Informe valorativo.
3. Informe demostrativo.

1. La convocatoria: La convocatoria es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto como por ejemplo, reuniones, juntas de accionistas, asambleas,…

  La convocatoria debe enviarse con suficiente antelación para que los asistentes puedan acudir y preparar adecuadamente los temas que se tratarán.

  El orden del día es la relación de los temas que se van a discutir en la reunión y de los que esta no debe apartarse para controlar mejor los tiempos.

  Debe aparecer la hora, la fecha y el lugar de celebración así como las personas convocadas y el orden del día. Y al final la firma del remitente, que sería el presidente o el secretario o el administrador de la empresa.

...