APLICACIÓN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESO ADMNISTRATIVO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

APLICACIÓN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESO ADMNISTRATIVO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

La automatización de procesos administrativos es la utilización de sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.

En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas indica cómo fluye la información dentro de la misma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede pensar en automatizar.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos o información que ingresa, se crea o se transforma.

La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de información buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas.

En ambos casos tanto en la implementación de soluciones transaccionales como la implementación de soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la formalización de procesos y procedimientos, a la definición de flujos de información y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar el negocio.

Contar con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin. Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompañamiento de una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso.

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