ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Una vez que se ha terminado la Auditoría Administrativa y ya se tiene una visión

completa de lo qua se ha examinado, llegamos a la etapa de formular y presentar

nuestro informe, el cual se convierte así, en una guía para mejorar la administración de

una empresa. El informe estará informando la actual situación administrativa de un

negocio y las posibilidades de lograr superaría, ya que presentará todos aquellos

hechos relevantes que tienen efectos en fas prácticas administrativas.

Por otra parte, el propio informe de la Auditoría Administrativa mostrará a

quienes o lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron

dicha auditoría. Esto mismo exige que el informe revista, presentación, un claro y

competo contenido de lo que se informa y oportuna presentación, para que la

administración de la empresa tome las medidas inmediatas que en el mismo se

sugieran, claro está que bajo la supervisión de os propios auditores.

IMPÓRTANCIA DEL INFÓRME

Para comprender mejor la importancia del informe de la Auditoría Administrativa,

sobre todo a nivel de empresas, hay que hacer una comparación con os tradicionales

informes de la auditoría contable. Estos muestran principalmente la situación financiera

a una fecha determinada y os resultados financieros alcanzados en determinado

período, mientras que el informe de la Auditoría Administrativa presenta, como ya

hemos asentado anteriormente, la situación administrativa que se tenga también a una

fecha determinada, pero esta situación es desde luego mucho más amplia que la

primera, ya que nos está informando del comportamiento de la empresa en forma

integral. Esto queda mejor explicado si consideramos que la información proporcionada

por la Auditoría Administrativa está basada precisamente en el proceso administrativo

-planeación, organización, dirección y control- que ya se trató en capítulos anteriores

desde el punto de vista de su revisión:

Planeación

Informa de la posición que la empresa guarda con respecto al futuro, lo cual

implica información sobre sus objetivos, políticas y programas de acción, señalando

cómo se han logrado y qué es lo que se espera alcanzar en los ejercicios venideros. Organización

Informa sobre la eficacia de la estructura orgánica y de todos sus componentes.

Indica si los sistemas, procedimientos y métodos de operación son adecuados o se

pueden mejorar. Asimismo, informa de la fijación de responsabilidades y de las areas

de autoridad del elemento directivo, para determinar si son adecuadas para

conformarse al desarrollo de los planes.

Dirección

Informa sobre la actuación de todo el cuerpo administrativo, indicando si los

dirigentes de todos los niveles han alcanzado real y positivamente los resultados

deseados por medio de la dirección acertada de sus subordinados.

Control

Informa de cómo se están controlando todas las funciones, actividades y

operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan información sobre las normas y

estándares para precisar la eficacia de ejecución. También informa de todas aquellas

desviaciones a los planes originales que requieran inmediata atención.

CONTENIDO DEL INFORME

En la formulación del informe es importante pensar en quienes van a recibirlo,

para así diseñarlo en la forma que sea mas fácilmente comprensible. El diseño y

contenido del informe pueden variar de empresa a empresa, según el tipo de auditoría,

su propósito, las fallas encontradas y las medidas o sugerencias propuestas; no

obstante, los puntos principales que debe contener un informe, para poder calificarlo de

completo, son los siguientes:

1.- Propósito de la auditoría

2.- Hechos relevantes a nivel de empresa

3.- Hechos relevantes de cada departamento o sección

4.- Recomendaciones

5.- Conclusiones

6.- Anexos

Propósito de la Auditoria

Esta parte del informe debe contener respuestas a las preguntas ¿Por qué? y

¿Cómo? de la Auditoría Administrativa. Se tendrá que informar en forma clara, pero

concisa, cuál fue el propósito de la auditoría (evaluar la administración general de un

departamento, una función, etc.) dando una explicación breve en lo referente al trabajo

desarrollado, de acuerdo al convenio original y al programa de auditoría. Algunos

ejemplos de la idea principal son los siguientes: “Hemos llevado a cabo una revisión y estudio de la organización de la empresa

con el propósito de formular y presentar las sugerencias necesarias para

mejorarla de acuerdo al nuevo plan de administración, para centralizar todas las

operaciones que hasta la fecha han venido realizando las sucursales...”

“Hemos llevado a cabo un estudio de la función de personal con el objeto de

determinar si debido al número de tiendas que forman la cadena Comercial

Mexicana, S. A., es necesario centralizar esa función de personal para asegurar

la uniformidad de la política básica y para ayudar al control que ejercen los

gerentes de cada tienda. De acuerdo a sus instrucciones, hemos realizado un

examen de la situación administrativa de la empresa Industrias Marvi, S. A., a fin

de proporcionarles una opinión sobre la misma, de acuerdo al proyecto de fusión

que se tiene con la mencionada empresa.”

“Se ha llevado a cabo el examen de la función de compras de la empresa Líneas

Telefónicas y Eléctricas, S. A., con el objeto de determinar los cambios

necesarios para que opere con mayor eficiencia de acuerdo a los requerimientos

actuales...”

Es preferible que este punto explicativo del propósito de la auditoría ocupe la

primera hoja después de la carátula y del índice del contenido del informe, ya que

también hace el papel de prólogo, por eso se hace hincapié en la necesidad de

presentarlo con interés para que provoque la lectura de todo el informe.

Hechos relevantes generales

En esta parte del informe conviene destacar todos aquellos hechos relevantes

negativos para la empresa y que por consiguiente requieren medidas correctivas

inmediatas. Conviene tratarlos en orden de importancia, es decir, los más importantes

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