Educacion

TEMA:

“Logística y Organización de Salones de Eventos”

MATERIA:

Organización y Tecnología de la cocina

PROFESOR:

Ignacio Lauren Espinoza

ALUMNA:

Vallejo Ibarra Isaura

Mayo de 2011.

Logística y Organización de Salones de Eventos

El punto de partida para la logística de eventos empresariales está en escuchar al cliente, entender sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de sus objetivos.

Las personas se congregan en un mismo escenario el día y la hora establecidos por los empresarios y organizadores de un encuentro que puede durar tres horas, un día o quizá una semana.

Al final del encuentro, todas las personas emiten su concepto acerca de lo bueno, lo malo o lo que pudo mejorar, pero ¿alguien se ha puesto a pensar acerca de toda la logística y el tiempo que requirió la organización del evento? Pues bien, sepa usted que detrás de cada gran evento, incluso de una pequeña reunión social, hay todo un equipo de personas que trabajan durante meses para que todo salga bien.

El lugar, el sonido, la decoración, el color del mantel y hasta el vestuario de los anfitriones es fundamental para el éxito de un encuentro.

Lo primero que hay que conocer, antes de iniciar la organización de un evento, es cuáles son los objetivos del cliente, con qué presupuesto cuenta, cuántas personas quieren congregar, qué importancia le va a dar al evento y qué quiere lograr con esta inversión.

Una vez se tienen claros estos detalles se puede continuar con la planeación del proyecto, la cual puede comenzar de 6 a 8 meses antes del día del encuentro e incluso una semana antes, todo depende de la magnitud del mismo y el tiempo que se tenga para la realización de éste.

De ahí la importancia de contratar con una empresa especializada en logística y contratación de eventos, pues se trata de personas experimentadas que conocen del tema, saben de presupuestos y tienen la habilidad para contratar el sitio adecuado, la iluminación, decoración y todo lo relacionado con el evento así dispongan de sólo una semana para ello. A la hora de contratar el personal para la realización del evento, tenga en cuenta su experiencia y exíjales contar con una gran base de datos, que garantice una alta convocatoria y la mayor cantidad de presupuestos para lograr los mejores precios con la mayor calidad.

1 año antes del evento

• Definir el responsable del evento

• Determinar el objetivo del evento

• Audiencia meta (conseguir bases de datos por medio de cámaras o asociaciones, sección amarilla, etc.)

• Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su elección; ya teniendo un experto, entonces:

• Realizar plan preliminar

• Establecer el presupuesto

• Seleccionar el recinto

9 meses antes del evento

• Establecer comités responsables

• Elaborar programa de conferencias

• Elaborar programa social o de acompañantes

• Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situación ganar-ganar)

• Buscar patrocinadores

• Definir la imagen para la promoción del evento

• Realizar la estrategia de promoción para el evento: correo directo, página de Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc.

• 1er envío de promoción a la base de datos

6 meses antes del evento

• Continuar con la promoción del evento

• Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes, etc.

• Presentación del evento a medios de comunicación

• Presentaciones del evento a patrocinadores

• Confirmar conferencistas

• Iniciar cierre de venta de stands

• Verificar presupuesto del evento

• Elaborar plan de transporte y hospedaje

• Revisar el programa académico preliminar en base a confirmaciones de ponentes

• 2do envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva)

• Inicio de pre-registro

3 meses antes del evento

• Revisar la logística del evento

• 3er envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva)

• Redefinir necesidades y ajustar presupuesto

• Monitorear registro

• Impresión de programa académico definitivo

• Planeación y programación del servicio de alimentos y bebidas

• Confirmar equipo de audio y video, así como demás proveedores

• Afinar detalles del programa social y de acompañantes

• Entrega de manual del expositor

• Continúa pre-registro y ajuste de presupuesto

• Revisar protocolo para ceremonias de inauguración, clausura y eventos sociales

• Definir e invitar personalidades especiales

1 mes antes del evento

• Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas, transportación, etc.

• Prueba y confirmación de menús

• Primeras reuniones con proveedores

• Imprimir pre-registros

• Ordenar impresos diversos como señalizaciones, mantas de bienvenida, etc.

• Preparar paquetes con información para los participantes registrados

• Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento

• Junta inicial con recinto y proveedores para ver logística general del evento, montajes, políticas, etc.

• Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos

1 semana antes del evento

• Reunión de revisión de logística a detalle con proveedores y comités del evento:

o Horarios de montajes y desmontajes

o Eventos sociales

o Vigilancia

o Limpieza

o Señalización

o Recepción

o Sala VIP

o Revisar equipo audiovisual

o Requerimientos de inauguración

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