Estructura De Las Cartas

Estructura y función de las cartas

Se utiliza la carta cuando queremos comunicarnos con alguna persona que se encuentra lejos de nosotros o cuando no tenemos otro medio de hacerlo.

Hay cartas informales y cartas formales. Las primeras no guardan reglas especiales, pero las cartas formales deben escribirse con una estructura especial y con un lenguaje más serio.

Las cartas informales sirven para comunicar cualquier tema, casi siempre van dirigidas a una sola persona y el mensaje está escrito como si se estuviera hablando frente a frente con ella.

Las cartas formales, en cambio, pueden dirigirse a varias personas y tratan asuntos muy específicos, como trámites o cuestiones de trabajo, y por eso se escriben en un lenguaje parecido al de los instructivos.

En toda carta son necesarios los siguientes datos:

• El lugar y la fecha para saber desde dónde se envía y cuándo fue escrita (las cartas formales también llevan el membrete, que incluye los datos de quien envía la carta).

• El saludo, porque como en una misma casa o edificio puede haber muchas personas, se debe saber para quién está dirigida. Esta persona es el destinatario (si la carta es formal se anota antes el nombre, el cargo y la dirección del destinatario).

• El cuerpo es el mensaje que busca comunicar quien escribe la carta.

• La despedida va al final del cuerpo y, como indica su nombre, es una frase como las que se dicen cuando se separa de una persona.

• El nombre y la firma de quien escribió la carta se anotan después del cuerpo, para que se sepa quién quiso expresar el mensaje.

• La posdata se usa si se quiere añadir alguna información fuera del cuerpo. Se anota abajo de la firma, con la abreviatura P.D. antes del mensaje adicional.

Para que una carta llegue a su destino deberá:

1. Anotarse en el sobre el nombre y la dirección de la persona a quien va dirigida.

2. Ponerle las estampillas postales correspondientes.

3. Escribir el remitente; con esto se podrá devolver la carta en caso de que el destinatario ya no viva en el domicilio indicado

Formato

• membrete: nombre, calle, lugar.

• La fecha del día en que se escribe.

• Título: su tratamiento (Dr., Ing., Prof., Sr., Sra., etc...) y el puesto que ocupa.

• Nombre del destinatario: Se debe anotar el nombre completo del destinatario

• Cargo ocupado por el destinatario.

• Despedida: Es un pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación con alguna frase amable.

• Firma: Es el nombre de la persona que envía la carta.

• Posdata: Se puede incluir una para indicar algún olvido, remarcar una idea o sugerir algo más.

ESTRUCTURA DE UN MEMORÁNDUM

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige

• Nombre(s) del remitente(s)

• Fecha

• Asunto

• Escrito redactado brevemente.

• Firma(s)

¿COMO SE ESTRUCTURA UN MEMORANDUM?

Para realizar un memorandum es necesario incluir los siguientes datos :

Empresa (La empresa en la circulará esta nota)

Memorandum (La palabra memorandum indicando que la nota es un memorandum)

Para (Para quien o que departamento va dirigida)

De (De quien o de que departamento sale el memorandum)

Fecha (Fecha en la que se publica)

Asunto (Asunto que se tratará)

Luego viene el escrito que detallará el motivo del memorandum y por último puede incluir su nombre, su cargo y su firma para darle aún más formalidad.

Algunas empresas manejan diseños de memorandum pre-impresos de acuerdo con sus necesidades, el formato propuesto en este artículo no es mandatario pero es recomendable.

ESTRUCTURA

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes). Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

OFICIO

El oficioes un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, deinvitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estasredacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

1.-Lugar y fecha.-

Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, eldía, el mes y

El año en curso.

2.-Numeración.-

En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; lapalabra

OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea

oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letrasmayúsculas,

separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario.

Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido,aquí se

Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quiense dirige.

4.-Asunto.

Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO,seguida de dos

puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería

explicado en el cuerpo.

5.-Referencia.

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar lanumeración del

documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.Esta

palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,

resoluciones, directivas o convenios.

6.-Cuerpo o texto.

Es la parte másimportante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en formaclara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciarel texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle....

Me es muy grato comunicarle...

Tengo el honor

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