Lenguaje Archivistico

INTRODUCCION

La archivística en una ciencia que trata de la organización, funcionamiento y estudio de los archivos. Por esta razón,

Fue elaborado este diccionario, con el propósito de facilitar la consulta en cuanto a los términos más utilizados en esta área, con definiciones de fácil comprensión que nos ayudaran a resolver dudas.

En el encontraremos la terminología más utilizada en este campo, con la finalidad de comprender más a fondo acerca de esta ciencia.

A

ACERVO DOCUMENTAL:

Conjunto de bienes morales o culturales guardados por tradición o herencia.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL:

Planeación, organización, y control de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su final, para facilitar su utilización y conservación.

ANTECEDENTE:

Acción, dicho o circunstancia que sirve para comprender o valorar hechos posteriores.

ARCHIVADOR:

Mueble de oficina que sirve para mantener bien ordenados los documentos.

ARCHIVALIA:

Conjuntos de materiales de consulta de un archivo.

ARCHIVISTA:

Es la persona encargada del archivo, que trabaja con éstos o los custodia.

ARCHIVO:

Soportes producidos, recibidos y acumulados, que se organizan y conservan respetando su orden natural en un depósito con las condiciones adecuadas, sirven a las personas como testimonio o información.

ARCHIVO AUTOMATIZADO:

Organización sistematizada de la documentación que se realiza en los archivos permanentes, con el fin de conservar la información de los archivos de gestión.

ARCHIVO CENTRAL:

Agrupa los documentos de los diferentes archivos de gestión del organismo, cuando ya ha finalizado su trámite o su consulta no es constante.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:

En este se concentran los documentos semiactivos recibidos de los archivos de trámite hasta que cumplen su vigencia documental.

ARCHIVO DE GESTIÓN:

Archivo de la oficina donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO:

Documentación que le compete recibir, despachar, archivar y conservar a cada una de las oficinas, encargados de radicar y distribuir la correspondencia.

ARCHIVO ELECTRONICO:

Es un conjunto de registros lógicos escritos o grabados en registros físicos, tarjetas, cintas, discos u otro soporte.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION:

Entidad que promueve la conservación y consulta del legado histórico, así como la recuperación y difusión del patrimonio documental del país.

ARCHIVO HISTÓRICO:

Aquel que conserva la documentación con valor permanente, conserva documentos históricos recibidos por donaciones, depósitos, adquisición o por incorporación.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO:

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO PÚBLICO:

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL:

Es aquel que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVOLOGIA:

Es la ciencia que trata de la conservación, administración, utilización y fundamentos legales o jurídicos de los Documentos.

ASUNTO:

Tema, motivo o persona de que trata unos documentos de archivo y que permite la individualización dentro del conjunto de características.

AUTORIDAD Y JERARQUIA:

Atributo del gobierno y personas que lo representan por el cual pueden dictar disposiciones o resoluciones y obligar a cumplirlas.

B

BAJA DOCUMENTAL:

Eliminación de documentación que haya prescrito sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.

BALDA:

Estante horizontal de un armario o de una estantería.

BALDUQUE:

Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes.

BARBAS:

Pequeñas aberturas que se sacan con un bisturí o cuchillo en caso de que la rotura del documento a restaurar se presente lisas

BORRADOR:

Documento provisional, preparatorio o previo al original.

C

CAMISA:

Cubierta en papel doblado que sirve para la protección de documentos o expedientes.

CARPETA:

Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

CASILLERO:

Mueble con divisiones para clasificar o guardar documentos en sus respectivos órdenes.

CATÁLOGO:

Es un instrumento que permite conocer el fondo documental por medio de la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas o simples.

CLASIFICACIÓN:

Consiste en establecer categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación también se denomina como identificación.

CÓDIGO:

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos

CONSERVACIÓN:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar las posibles alteraciones físicas en los documentos y a restaurar éstos cuando la alteración se ha producido.

CONSERVACIÓN PERMANENTE:

Situación que afecta los documentos que han desarrollado valores secundarios y en consecuencia no pueden ser eliminados.

COPIA DE SEGURIDAD:

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción de este.

CORREO ELECTRONICO:

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónico.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

Correspondencia que llega a una institución u organismo y que se conserva usualmente en una serie aparte.

CORRESPONDENCIA REMITIDA:

Comunicación escrita despachada por una institución, organismo u oficina.

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