Planeacion De Auditoria

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

OBJETIVO

El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de 2 vertientes:

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacion con su objeto o atribución sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacion de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

• visión • Misión • Objetivos • Metas • Estrategias/tácticas • Procesos • Políticas • Procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles • Horizonte

Definir el marco de actuación de la organización

ORGANIZACIÓN

• Estructura organizacional • División y distribución de funciones • Cultura organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.

DIRECCION

• Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos y equipos de trabajo • Manejo del estrés, el conflicto y la crisis • Tecnología de la información • Toma de decisiones • Creatividad e innovación Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

CONTROL

• Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Areas de aplicación • Herramientas • Calidad Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

• Adquisiciones Abastecimiento de recursos • Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos • Asesoria externa Soporte especializado con visión de negocio • Asesoria interna Asistencia para mejorar el desempeño • Coordinación Determina la unidad de acción • Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo • Exportaciones Alternativa de expansión • Globalización Apertura en un mercado mundial • Importaciones Insumos de origen extranjero • Informática Manejo alterno de información • investigación y desarrollo Innovación de valor • Marketing Desplazamiento y ubicación de productos • Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado • Proveedores Suministro de insumos • Proyectos Promueven la unidad de propósito • Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos • Servicio a clientes Capacidad de respuesta • Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operación • Sistemas Definen la distribución interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

• Órganos de gobierno. • Órganos de control interno. • Socios. • Niveles de organización. • Unidades estratégicas de negocio. • Órganos colegiados y equipos de trabajo. • Sistemas de información.

b.- EXTERNAS • Órganos normativos (oficiales y privados). • Competidores actuales y potenciales. • Proveedores actuales y potenciales. • Clientes o usuarios actuales y potenciales. • Grupos de interés. • Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. • Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. • Redes de información en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas. • Identificar los factores que requieren de atención. • Definir estrategias de acción. • Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue. • Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores. • Especificar el perfil del auditor. • Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA • NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). • ALCANCE (áreas de aplicación). • ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). • OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria administrativa).

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