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IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación y las competencias que Requiere el caso, en ocasiones lo imponían como un “castigo por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los empleados que llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de armar los archivos y clasificar los mismos. Al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el despacho de los trámites solicitados por el cliente final.  Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando una gran normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de archivo En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en cada país. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las empresas ya sean estas del sector público, privado, el funcionario responsable de esta área debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.  Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra. Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o petición realizada por los usuarios internos o externos.

De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y atender de una mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. En la actualidad existen nuevas metodologías de archivo entre los cuáles vamos a mencionar lo siguiente:

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

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