Secretaria

Tradicionalmente, se llama secretario o secretaria (del latín secretarĭus1 ) a la persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requería confidencialidad, de personas de cierto poder, como monarcas, papas, etc.

Este significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estado o con el significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como home secretary, foreign secretary, etc. Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como secretario general. Por otra parte, dependiendo del tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Recepción de documentos.

Atender llamadas telefónicas.

Atender visitas.

Archivo de documentos.

Cálculos elementales.

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

Estar al día de la tramitación de expedientes.

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.

Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a) es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

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