Tipos De Documentos

Organigrama

 Representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Función

Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales. 

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

* Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos. 

* Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. 

* Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de Organigramas.

POR SU NATURALEZA: 

Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización.

Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. 

POR SU FINALIDAD:

Informativo: se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.

Analítico: permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

POR SU ÁMBITO:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. 

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.

Memorándum

Debe Contener:

Como se utilizan:

Que tipos de memorándums hay:

DOCUMENTO OFICIO

DEFINICION DE OFICIO

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

PARA QUE SIRVE?

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.

CARACTERISTICAS

1.     El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

2.    El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3.    Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

4.    Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5.    El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

6.    Trata un solo asunto.

7.    Se escribe siempre a máquina.

8.    Se extiende en original y duplicado.

Tipos de oficio

Oficio Simple o Directo

Oficio Múltiple

Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

ESTRUCTURA

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los

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