DEFINICION DEL TERMINO SESION

DEFINICION DEL TERMINO SESION

La palabra Sesión proviene del latín sessĭo. Una sesión es periodo temporal ocupado por una cierta actividad; esto quiere decir que, durante una determinada sesión, se llevan a cabo una serie de tareas.

OTRAS DEFINICIONES DE SESION

1. . Junta o reunión de un concilio, congreso u otra corporación:

sesión de apertura, plenaria.

2. Conferencia o consulta entre varios para determinar una cosa:

celebraremos una sesión interdepartamental para analizar el asunto.

3. Cada uno de los actos, proyecciones o representaciones que se realizan para el público en cierto espacio de tiempo:

voy a la sesión de las cuatro.

4. Tiempo durante el cual se desarrolla cierta actividad, se somete a un tratamiento, etc.:

ha recibido ya seis sesiones de radioterapia.

DEFINICION DE REUNION

Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunión es una de las expresiones más características de todo ser vivo que se considere gregario y esto es especialmente importante en el caso del ser humano. La reunión de diferentes individuos en un lugar y momento específico puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.

DIFERENCIAS ENTRE REUNION Y SESION

Sesión es el marco espacio-temporal en el que se desarrolla una actividad concreta, en la cual se participa como actor o bien como espectador, desarrollando una serie de tareas o asignando dichas tareas.

La reunión es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente, para desarrolla un tema y conseguir los objetivos deseados.

LA PREPARACION DE UNA REUNION

LA ESTRUCTURA DE UNA REUNION.

El tipo de reunión más utilizada es la de toma de decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunión, siguiendo una estructura que contempla 2 fases:

Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para conducir y facilitar el proceso.

LOS ASPECTOS PRINCIPALES EN LA PREPARACION DE UNA REUNION LOS SIGUIENTES:

Elaboración de una agenda: en esta el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que esa agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad.

Elección de los participantes: Se elegirán de acuerdo a sus intereses y su relación con el tema a tratar.

Guía para conducir la reunión: Se diseñara considerando el objetivo de la reunión, la apertura o inicio, los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para la discusión o toma de decisiones y el cierre de la reunión.

Logística: En la preparación de la reunión se debe considerar todos los elementos requeridos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo a utilizar, hasta el local donde se realizara la reunión. No darle la debida importancia puede ocasionar que la reunión tenga que cancelarse debido a la falta de algunos elementos, sillas, audio, espacio suficiente, etc.

Pasos de la Ejecución. La ejecución consta de 3 pasos, inmersos dentro de las fases generales de una reunión: inicio, conducción y cierre.

El primer paso a la hora de preparar una reunión es determinar o establecer cuál es el propósito que ha de tener la reunión y cuáles son los medios para conseguirlos. Estos 2 aspectos son muy importantes, porque al no tener claro el logro de objetivos puede ser un factor que desmotive al grupo y disminuya su disposición para la realización de tareas.

OBJETIVO: Para establecer el objetivo debes hacerte una pregunta clave ¿Que quieres conseguir con esta reunión? ¿Qué impacto deseas producir en la vida de los asistentes?.

Para que una reunión tenga éxito ha de tener un propósito claro. El objetivo es una idea general de aquello que quieras conseguir por medio de la reunión que estas preparando.

Como es algo bastante general su mención se lleva a cabo por medio de frases bastante generales.

MEDIOS: son los logros concretos y específicos que deseas conseguir con la reunión

DESARROLLA UN PROGRAMA

El siguiente paso es desarrollar un buen programa. Es te puede ser definido como las diferentes cosas que debes hacer para cumplir cada uno de los objetivos. La pregunta clave de este apartado es ¿Cómo? Cuando ya se sabe lo que se quiere conseguir, hay que plantearse como lo vamos a conseguir, precisamente para eso sirven los programas. El programa incluirá las diferentes actividades que llevaras a cabo durante la reunión y tendrán como finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los objetivos.

Cuando se desarrolle el programa se debe pensar quien será responsable de cada actividad o parte de la reunión, que recursos serán necesarios y además cuando será la fecha límite para que la actividad esté preparada, la planificación de una reunión es la parte más dura y difícil de una actividad.

EVALUACION: Tiene como finalidad primaria comprobar hasta qué punto los medios establecidos han sido logrados, también se debe considerar nuestro propio trabajo como líder y el de todo el resto de personas que hayan intervenido en la preparación y/o ejecución de la reunión.

Así mismo también se deben evaluar otros factores, como los materiales, el lugar, la publicidad para la reunión, los horarios que se establecieron, la duración de la actividad. Con la evaluación conseguimos información valiosa que nos ayudara a persistir con las cosas que han sido eficaces y a corregir aquellas que hayan impedido que los objetivos fueran alcanzados.

TIPOS DE REUNIONES

Existen diversos tipos de reuniones y quien establece la diferencia es el objetivo y la organización.

SEGÚN SU OBJETIVO SON: Informativas, Formativas, Análisis de Problemas, Toma de Decisiones.

SEGÚN SU ORGANIZACIÓN O DESARROLLO SON: Reuniones Formales, Reuniones Informales, Urgencia, Espontaneidad, Falta de Previsión.

DIRECCION DE REUNION

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

El administrador de empresas debe dominar la conducción de grupos, ya que al dictar las instrucciones debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que se persiguen.

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El Director, el Grupo y el Tema. De acuerdo a la

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