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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA INGRESO EN LAS ORGANIZACIONES

Se denomina procedimiento a la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar con un objetivo predeterminado. Ejemplos:

• Apertura de un centro Educativo privado.

• Otorgamiento de pensión provisional de cesantías.

• Inscripción de títulos y/o grados pedagógicos.

CARACTERÍSTICAS:

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencien de las demás acciones que desarrolla una entidad, tales como:

 Un procedimiento requiere de más de un paso hacia el mismo objetivo.

 El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir los pasos secuenciales.

 Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

 Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional establecido.

Se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la Institución, así hay:

PROCEDIMIENTOEN LINEA; Son los relacionados con funciones principales que desarrollan los órganos de una institución y que están referidos a su objetivo ocupacional. Ejemplo: Autorización de funcionamiento de un centro educativo, avaluación de subsanación de asignatura.

PROCEDIMIENTO INTERNO: Son los procedimientos qque están relacionados con las funciones complementarias o de Staff ( asesoramiento y apoyo) que desarrolla una institución.

ACTIVIDAD SEMANA 3

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Para una mejor comprensión de los contenidos de la Actividad de Aprendizaje, se le convoca a indagar y profundizar sobre:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA INGRESO EN LAS ORGANIZACIONES

Se denomina procedimiento a la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar con un objetivo predeterminado. Ejemplos:

• Apertura de un centro Educativo privado.

• Otorgamiento de pensión provisional de cesantías.

• Inscripción de títulos y/o grados pedagógicos.

CARACTERÍSTICAS:

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencien de las demás acciones que desarrolla una entidad, tales como:

 Un procedimiento requiere de más de un paso hacia el mismo objetivo.

 El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir los pasos secuenciales.

 Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

 Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional establecido.

Se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la Institución, así hay:

PROCEDIMIENTOEN LINEA; Son los relacionados con funciones principales que desarrollan los órganos de una institución y que están referidos a su objetivo ocupacional. Ejemplo: Autorización de funcionamiento de un centro educativo, avaluación de subsanación de asignatura.

PROCEDIMIENTO INTERNO: Son los procedimientos qque están relacionados con las funciones complementarias o de Staff ( asesoramiento y apoyo) que desarrolla una institución.

A estos procedimientos se les denomina también procedimientos objetivos y están relacionados con las áreas de personal, contabilidad, tesorería, abastecimiento. Ejemplo: Otorgamiento de licencia por salud.

A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento sea cual fuere su naturaleza.

Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:

SELECCIONAR EL PROCEDIMIENTO A MEJORAR.

Esta primera fase consiste en determinar cuál de los procedimientos inventariados son los más importantes o necesarios que requieren ser simplificados o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institución y para la colectividad.

Para tal efecto, se debe tener en cuenta el inventario de procedimientos.

DESCRIBIR LA SITUACION ACTUAL DELPROCEDIMIENTO:

En esta etapa debemos examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que éste debe cumplir.

Para determinar la situación actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodología:

REDACCION DE DATOS:

En esta primera etapa se deberá aplicar las técnicas de observación directa o indirecta, anotando el número de personas que intervienen en el procedimiento, las instancias administrativas por donde recorre, el tiempo que demora en cada una de ellas; los materiales y documentos que se utilicen, los costos y beneficios que genera cte.

Utilizar técnicas de entrevista con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los problemas y deficiencias que se pudieran presentar; asi como las subgerencias e inquietudes que se formulen sobre el particular.

ANALIZAR EL PROCEDIMEINTO:

Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y ver cómo puede ser mejorado.

Un procedimiento no debe justificar la existencia de una oficina o institución, de ahí que es importante preguntar:

¿Porque se efectúa este procedimiento?

¿Por qué se desarrolla cada operación en el procedimiento?

¿Qué pasaría si se anula el procedimiento?

Es posible que la respuesta no haga comprender que el procedimiento resulta inútil, o en su defecto, llevarnos a suprimir algunas etapas o formalidades innecesarias del mismo por ejemplo, que ya no sean sino una, la unidad orgánica que tenga que revisar, analizar y aprobar los expedientes y que para el efecto debe exigirse 2 requisitos y ya no 5.

CRITERIOS: Los criterios a considerar en la etapa de análisis son los siguientes:

 Relacionar los objetivos de la institución y del procedimiento.

 Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trámite, el volumen de demanda y la duración de las etapas del procedimiento.

 Necesidad y uso de los requisitos exigidos.

 Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento.

 Sistema de trámite documentario que se utiliza.

 Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como la institución.

 Composición de la estructura orgánica especialmente niveles de decisión.

PROCESO DE ANALISIS

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