ARACHIVISTICA

Concepto y función de archivo

Definición

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo”

tiene tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su

soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y

por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su

actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para

sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos

competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,

conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y

servidos.

Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o

recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento

archivístico del fondo.

• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera

sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general : teoría y práctica, 1989)

se encuentra la siguiente:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona

o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,

respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la

persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de

fuentes de historia.

Como síntesis de varias definiciones de otros tratadistas, para Antonia Herrera

el “archivo” sería

2

El depósito donde se guardan organizada y ordenadamente los testimonios

escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier institución

pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los derechos de

los administrados o de servir de fuentes para la investigación.

Los conceptos anteriormente señalados abarcan de una u otra forma dos

importantes aspectos para una correcta definición de Archivo:

• la cualidad del orden, referida a la organización y la ordenación como

partes esenciales del archivo y

• la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar

los derechos de la institución que los crea en función de facilitar su gestión,

actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboración

histórica, en unos límites de difícil fijación por su movilidad.

Teniendo en cuenta estos aspectos, la función archivística ha experimentado

una evolución en los últimos siglos:

• Desde un oficio eminentemente práctico a una profesión de fuerte

componente multidisciplnar

• Desde una visión unívoca asociada al ámbito histórico-cultural a una

visión bidimensional, transversal, amplia e integradora en la que se combina

la función histórica con la jurídico-administrativa.

La transición de la archivística ha sido un proceso lento y complicado. Ha

pasado de unos postulados que le conferían el monopolio del cuidado de

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