CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ¿Para qué hacemos un Cronograma de Actividades?

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se ha identificado a la Administración de Proyectos con el Cronograma de Actividades. Esta herramienta HA SIDO, ES Y SEGUIRÁ SIENDO un pilar de la Gestión de Proyectos ya que fue unos de los primeros métodos y hasta ahora el más utilizado.

Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de estas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto en su totalidad; también nos muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa.

¿Para qué hacemos un Cronograma de Actividades?

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El Cronograma base y con el cual estamos más familiarizados es el que utilizamos para gestionar tiempos. Siendo uno de sus objetivos fundamentales el ayudarnos a alcanzar el cumplimiento de las actividades y la culminación del Proyecto planeado de una forma ordenada, coherente en tiempo y forma.

Los pasos básicos para la elaboración de un Cronograma útil, entendido por el equipo y fácil de usar son:

1.- Determinar los principales entregables del Proyecto (Productos, Prestación de Servicios, Informes, Documentos, etc.) y las necesidades a ser respondidas, asícomo Organizarlos jerárquicamente. El equipo de trabajo deberá de fijar su atención en el objetivo a cumplir y su alcance. En este punto se deberá de tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información.

2.- A partir de los entregables, se determinaran las actividades necesarias para realizarlos satisfaciendo las necesidades, esto puede ser en un panorama general y después irse al detalle. La cantidad de actividades deberá de tener relación con el nivel de

control que necesitemos ejercer.                                                                                        11

3.- Establecer la secuencia de actividades indicando cuales son obligatorias y cuales son optativas, esto es importante ya que al momento de tener que realizar ajustes en los tiempos esta información será vital

4.- Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir recursos a disponer para cada actividad y con esto calcular la duración de las tareas (Para simplificar la estimación, a veces es necesario partirlas actividades en tareas menores). No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la desarrollara, o al menos quien antes ya la ha hecho. El tiempo estimado, deberá ser aquel que nos brinde una razonable probabilidad de terminar el proyecto a tiempo.Pero, ¿cuánto es razonable? Para algunos será el 80%, para otros el 95% y habrá quienes se conformen hasta con el 75%, dependiendo del proyecto, de su exigencia y de su entorno. Para que el Cronograma sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los tiempos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido por  los integrantes del equipo, es decir, descubrir y homologar el “colchón de tiempo”.

5.- Re-analizar el Cronograma a fin de:

Calendarizarlo teniendo en cuenta los días feriados, vacaciones, factores climáticos etc.

Nivelar Recursos, es decir modificar duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el equipo designado (algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar).

Optimizar el Camino Crítico, en otras palabras, ajustar el Cronograma poniendo especial atención a las tareas que determinan la duración del Proyecto y por último

Mitigar Riesgos incorporando acciones contingentes  en las actividades con probabilidad de atrasarse.

Con el cronograma ya listo, podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto. Es sano comunicar un rango de fechas más que un punto en el tiempo (si es que se puede, claro está). Luego de concluido el Proyecto, es valioso guardar el Cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de asignación de tiempos.

Para dar seguimiento a las Actividades, es necesario:

Actualizar el grado de avance estableciendo períodos determinados para su revisión.

Revisar, ajustar y  redefinir tareas (manteniendo la mente abierta y creativa)

Eliminar tareas y detallarlas cuando sea útil.

Eliminar todas aquellas actividades que no agregan valor al Proyecto.                           12

Analizar riesgos y cuando sea necesario, realizar las acciones de contingencia anteriormente previstas.

FORMATO:

Se compone de una hoja, la cual en su parte izquierda trae un apartado donde se estipulan todas las actividades que encierra el proyecto. En su parte derecha tiene un apartado donde registrara lo programado vs. lo real. Cada fila de la hoja muestra de manera predeterminada el nombre y la duración de  una tarea del Proyecto. En la parte superior del gráfico existirá una línea de tiempo. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuando comienza y finaliza la duración de una tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden estimado en que se realizaran.

Relación o vinculación entre actividades:

Dependencia fin a comienzo: ________________________________________________

Dependencia fin a fin: _____________________________________________________

Dependencia comienzo a comienzo: _________________________________________

Dependencia comienzo a fin: _______________________________________________

DEFINICIONES:

TAREA: ________________________________________________________________

TAREA PREDECESORA: __________________________________________________

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