El Arhivo

CONCEPTO DE ARCHIVO

Archivo proviene del latín archivium y refiere al lugar donde se conservan documentos particulares o públicos, que pueden ser de caracteres oficiales, semipúblicos o comerciales. Incluye también el mobiliario y los objetos que lo resguarda: mueble, carpetas, etc.

ARCHIVAR

Es el arte de colocar y conservar en una misma orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.

Objetivos primordiales:

1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.

2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.

3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de los Documentos de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.

Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos que suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de los Archivos Epistolares, o bien las distintas hemerotecas.

En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto, encontrándose como una forma de poder almacenar Datos Informáticos que ya han sido debidamente procesados por la acción de una Unidad Central de Procesamiento y que pueden ser reutilizados en forma constante, siendo muy útil en la generación de Aplicaciones Informáticas.

De hecho, justamente un Software Informático no es más que una conjunción de archivos que guardan una correlación entre sí para brindar una funcionalidad adicional al ordenador, teniendo cada uno de ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos Ejecutables, los Documentos, los Archivos Multimedia, entre otros.

Las Funciones del Archivo

El archivo de una empresa debe tener las siguientes funciones principales:

• Guardar, conservar y custodiar la información.

• Facilitar rápida y cómodamente la documentación.

• Constituir un Centro activo de información.

• Cumplir con las disposiciones legales.

Equipos y materiales de archivo

Archivo verticales.

Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos:

Son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provistos de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

Fichero:

Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

Dispositivos de almacenamiento de información:

Son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.

Carpetas:

Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle:

Son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

Tarjetas:

Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información necesaria.

Índices:

Son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

Marbetes:

Son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse.

Bandeja de escritorios:

Es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.

Ganchos:

Son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

Guías y subguías:

Son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria es una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros

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