Final de Administracion 2 Estructura y diseño organizacional

Final de Administracion 2

Estructura y diseño organizacional

Una organización es un conjunto de personas que se relacionan entre si y tienen una estructura deliberada donde coordinan sus actividades para cumplir los objetivos organizacionales. Toda organización necesita de recursos y depende del contexto en el que se encuentra. Organizar es la segunda de las funciones de la administración, que consiste en: ordenar y distribuir el trabajo y asignar la autoridad y los recursos entre los individuos, de forma tal que los objetivos de la organización sean alcanzados. Cada actividad humana organizada da origen a dos requerimientos fundamentales y opuestos: la división del trabajo entre varias tareas a desempeñar y la coordinación de las tareas para completar la actividad.

La estructura de una organización puede ser definida como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre esas tareas. 

Un sistema es un conjunto de partes unidas por alguna forma ordenada de acción o interdependencia; conocer el sistema implica conocer componentes y por lo tanto conocer cómo se interrelacionan.

Tipos de Mecanismos de coordinación:

• Adaptación Mutua: Es la coordinación del trabajo mediante la comunicación informal. Es un mecanismo coordinador muy simple que puede utilizarse tanto en organizaciones simples como en un taller de cerámica, hasta en organizaciones más complejas como por ejemplo una organización encargada de poner un hombre en la luna por primera vez. Lo primero que se hace es dividir las tareas, para luego agruparlas por especialización y así poder coordinarlas.
• Supervisión Directa: Es la coordinación basada en la responsabilidad de una persona sobre el trabajo de los demás, quien emite las instrucciones para ellas y supervisa sus acciones.
• Estandarización de los procesos: Es cuando el contenido del trabajo queda especificado.
• Estandarización del producto: Las producciones son estandarizadas cuando los resultados del trabajo a realizar están detallados y especificados, por lo que la organización solo debe buscar gente lo suficientemente preparada y capacitada para poder llegar al producto pedido.
• Estandarización de las habilidades: Se basa en especificar el tipo de preparación requerida del personal.
• Ideología: la ideología o cultura genera la relación entre personas; se trata de un mecanismo, donde las personas interactúan y se unen por que comparten la misma ideología, los mismos objetivos, para lograr el éxito de la organización.

A medida que la organización del trabajo se vuelve más complicada, los medios de coordinación van cambiando, hasta volver devuelta al primero.

Todas las organizaciones tienen una estructura, algunas son eficientes, otras no tanto, pero todas tienen un tipo de ordenamiento, de estructura. La eficiencia es llegar al producto utilizando de la mejor manera todos los recursos disponibles.

Partes de la organización: Existe un diagrama que considera las diferentes partes que componen la organización y la gente que contiene cada una.

• El núcleo de operaciones: Abarca a aquellos miembros que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción, producto o servicios. Los operadores realizan 4 funciones principales:

• Asegurar el input: es decir, aseguran los insumos para la producción.
• Transformación de input a output: transforman los insumos en producción.
• Comercialización del output: venden y distribuyen las producciones  que salen del proceso de transformación
• Mantenimiento y logística del output: proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y producción;

El núcleo operativo es el corazón de toda organización, es la parte que produce la producción esencial que la mantiene viva. Pero excepto las muy pequeñas, las organizaciones también necesitan componentes administrativos. El componente administrativo compone la cumbre estratégica, la línea media y la tecnoestructura.

• El Ápice Estratégico: Lo ocupan aquellos que tienen la responsabilidad general y todos los gerentes de alto nivel, cuyos intereses son de carácter global. Son los directivos de nivel superior y quienes les asisten directamente. Se ocupa de que la organización satisfaga efectivamente sus objetivos y los intereses de quienes la controlan o tienen algún poder sobre esta.(accionistas, sindicatos y demás grupos de presión) La cumbre estratégica tiene 3 tipos de obligaciones: Supervisión directa; administración de las condiciones fronterizas de la organización, donde los gerentes deben desarrollar contactos de alto nivel para la organización, negociar acuerdos importantes con grupos externos y a veces servir como figuras, cumpliendo con obligaciones de ceremonial como recibir a clientes importantes. Y el desarrollo de la estrategia de la organización, es decir, la estrategia debe ser vista como fuerza mediadora entre la organización y su ambiente.

El ajuste mutuo es el mecanismo preferido entre los gerentes de la cumbre estratégica.

• La línea media: Es la conexión entre el ápice estratégico y el núcleo de operaciones. Sirve como mecanismo de coordinación entre ellos. Tiene autoridad directa sobre los operarios y ejercen el papel de director general sobre su propia unidad. Los directivos de línea media realizan operaciones en ambas direcciones: hacia arriba de su puesto: recopila información de feedback respecto al rendimiento y funcionamiento de su unidad y preocupaciones por esta, para que así la dirección pueda tomar la decisión más adecuada. Y hacia debajo de su puesto: descienden desde arriba las directrices de que recursos y que cantidad asignar a su unidad, las reglas y los planes que se han de elaborar y los planes que se han de poner en práctica.
• La Tecnoestructura: Está compuesta por los analistas que estudian y afianzan la estandarización de la estructura y su staff de empleados de apoyo, ellos son: Analistas de estudios de trabajo: estandarizan los procesos de trabajo; Analistas de planificación y control a largo plazo: estandarizan las producciones; y Analistas de personal: estandarizan habilidades. Estos analistas están fuera de la corriente de trabajo operacional, por lo tanto la tecnoestructura es efectiva, de acuerdo con el ápice estratégico, solo cuando puede usar sus técnicas analíticas para hacer el trabajo de otros. Se coordina internamente por adaptación mutua.
• Staff de Apoyo: Son unidades especializadas de apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones.  Estas unidades toman recursos de la organización mayor, y a su vez, le suministran servicios específicos; pero funcionan independientemente del núcleo operativo. Intentan abarcar más actividades fronterizas a fin de reducir la incertidumbre dentro de la organización y controlar los asuntos propios. Ej.: asesoramiento, relaciones públicas, relaciones laborales, I+D, establecimiento de precios, oficina de pagos, recepción, correo, etc.

La esencia de las ciencias creadas por el hombre es el DISEÑO: el diseño supone albedrio, capacidad para alterar un sistema. En el caso de la estructura organizativa, diseño significa modificar los factores que influyen sobre la división de trabajo y los mecanismos de coordinación  que afectan el funcionamiento de la organización.

Primer parámetro: Diseño de posiciones individuales: Los 3 parámetros de diseño con respecto a las decisiones individuales son: Especialización de la tarea; Formalización del comportamiento y capacitación y adoctrinamiento. 

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