LA ARCHIVISTIVA

Hay mucho que hablar sobre la archivística, el archivo y los archiveros, aspectos tales como su definición, elementos que lo componen, sus características, sus novedades, recomendaciones, entre otros.

Para nosotros como gestores administrativos es importante conocer la relevancia del archivo, lo cual profundizaremos por medio de diferentes enfoques.

Se conocen diferentes definiciones de la palabra “archivar” una de estas es guardar, almacenar y conservar, esto está relacionado con los documentos de archivo y el uso que les da la sociedad; también se conoce como archivo el local donde se guardan los documentos y al conjunto de estos documentos;

Dentro de una organización este es el servicio o unidad de gestión dentro de la estructura, además de servir como un sistema de información; por otro lado un archivo ayuda a que una investigación prospere pero no se puede tomar como centro de investigación y cada archivo debe tener asignada la conservación, tratamiento y servicio de una parte del patrimonio cultural; cabe aclarar que en archivística se debe hablar de producción de documentos y no de creación de el mismo, debido a que en esta se realiza y diseña el documento cuando no existe.

El archivo está situado en el centro de funcionamiento de la sociedad teniendo en cuenta que la ésta está una constante trasformación y a pesar de esto el archivo prevalece; debido a esto el mismo debe tener en cuenta los impulsos que afectan los comportamientos sociales tales como la normalización, la integración, la interdisciplinariedad y la globalización.

El archivo debe ser considerado como una parte fundamental de la empresa, por esta razón se le debe tomar como una unidad de gestión y realizar el proceso de la calidad por medio de las funciones administrativas.

Un archivo no puede crearse sin documento, pero, si puede existir un documento sin archivo, debido a que el archivo es sólo un proceso de la vida del documento, además de que no hay archivos sin archiveros; los archivos se conocen por los documentos que custodian y las funciones de los mismos. A estos documentos se les debe dar un tratamiento especial el cual consiste en su clasificación, ordenación, descripción e instalación.

En un archivo puede haber postales, carteleras y periódicos, debido a que si solo existen estos se conocerá como cartotecas, filmotecas, hemerotecas, museos, etc.

Se utilizan diferentes formas de ingresar los documentos a un archivo, una de las más utilizadas son las transferencias regulares (se llevan a cabo de documentos de archivo) y extraordinarias (se llevan a cabo con fondos completos o inconformes), teniendo en cuenta que una trasferencia es la adquisición de una responsabilidad por parte del archivo receptor.

Existen los llamados calendarios de transferencia en los que se establecen los tiempos para la transferencia de los archivos, pero no todos los documentos

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