Administracion

UNIDAD I: CONCEPTOS GENERALES

1.1 LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIÓN

Definición de Organización.

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar:

1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.

2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.

3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.

Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a fin de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función.

Importancia de la Organización.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

Características de la Organización.

1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas.

2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.

4- Estructura especializada no oficiales: Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

5- Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones: Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

6- Tamaño: Va depender del número de participantes y dependencias.

Todas las organizaciones necesitan ser dirigidas con eficacia para optimizar sus recursos y lograr los mejores resultados, por lo que el dominio de la ciencia y el arte de la administración es una necesidad real para un número creciente de personas que acceden a responsabilidades directivas y deben trabajar para lograr unos objetivos. Administrar es conducir eficientemente a una organización hacia sus fines culturales, educativos, deportivos, filantrópicos o económicos, lo que exige desarrollar funciones de planificación, organización, dirección y control, en el contexto de un ambiente externo dinámico y un ambiente interno en el que la calidad de las relaciones humanas es un elemento fundamental para el éxito de la tarea directiva.

Esta obra se ocupa de desarrollar, de forma clara y con gran sentido práctico, los dife-rentes conceptos que conforman la administración en la actualidad, haciendo especial énfasis en los aspectos sociales, humanos y éticos, e incorporando las cuestiones de interés más actuales para el ejercicio de la tarea directiva.

La primera parte del libro está dedicada al estudio de los fundamentos de la organización, de su administración y de la toma de decisiones, en un entorno caracterizado por una creciente internacionalización y donde la responsabilidad social y ética adquiere una nueva dimensión. Los demás capítulos están dedicados al estudio de las funciones de planificación, organización, dirección del comportamiento y control, que conforman la tarea directiva, sin olvidar cuestiones actuales, tales como la incidencia de las nuevas tecnologías en la organización, la gestión del cambio, la dirección de equipos, el uso eficaz del tiempo, la gestión de la creatividad, o el manejo del conflicto y la negociación. En definitiva, se desarrollan todos los conocimientos y técnicas que debe poseer un directivo para ejercitar sus habilidades de diagnóstico e intervención en la realidad de la organización.

1.2 EFICIENCIA Y EFICACIA

Eficiencia:

Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas

Eficacia:

Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar

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