Administracion

Materia: EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO

Docente: GABRIEL LOPEZ GUTIERREZ

Equipo 2

Rosario

L. Patricia Baltazar Rangel

José Alberto Bazán Juárez

Ricardo Flores

FUNCIONES DEL EQUIPO DE Y TRABAJO

A) MANEJO DE REUNIONES

Cómo preparar una reunión: actividades a realizar antes, durante y después de las juntas de trabajo

Antes

• Planificar la reunión (tiempo y lugar)

Invitar a:

• Los que conocen los problemas

• Los que proporcionen soluciones (creativos con iniciativa)

• Los que controlan los recursos

• Los tomadores de decisiones

• Tomar decisiones de negocio no de política, considerando el impacto humano y económico.

• Con agenda definida definimos tiempos de los temas

• Entregarla con tiempo.

• Enviar el tiempo aproximado de exposición por tema a los participantes

• Confirmar a los asistentes.

Durante

• Entrar sin distractores

• Lograr acuerdos de manera concreta.

• Seguir la agenda y utilizar símbolos o acrónimos ejemplo:

• Acciones o tareas

• datos importantes

• Recordatorio

• Asignar a (una tarea para otra persona)

• Referencia o investigar

• Temas claro y puntual

• Tiempo definido para cada tema respetarlo

• Observar a los participantes.

• Separar a los equipos conflictivos.

• Llevar propuestas variadas para resolver los problemas de inmediato.

Después

• La minuta, debe ser concreta, clara oportuna.

• Repasar los puntos de la agenda así como las soluciones propuestas y los involucrados la firmen de conformidad, con las fechas establecidas por todos los participantes.

• Entregarle a los involucrados en la junta copia de los temas tratados y firmen de compromiso en resolver los puntos tratados.

• O enviarla por correo y envíen de regreso de recibida para su seguimiento. Y de esa manera ya se forma un compromiso.

Susan HeathField expresa en su artículo titulado “Effective Meetings produce results: Tips for meeting management” que debemos incluir los siguientes items para tener un plan de acción efectivo:

• El punto de acción específico

• El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción

• La fecha en que se completará.

Ventajas y desventajas de las reuniones de trabajo

Desventajas

1. No llegar a tiempo los adecuados y los adecuados

2. Juntas largas / lugares inapropiados

3. Duración tiempos.

4. Distractores

5. Sin agenda, no hay orden

6. Talento no enfocado

7. Sin objetivo en común

8. Juntas son tiempo de inacción.

Ventajas

1. Mejorar el ambiente laboral.

2. Llegar a mejores resultados.

3. Formación de equipos realmente productivos.

4. Llegar a la meta establecida propuesta por el líder.

5. Explotación de talentos.

6. La empresa funciona de manera correcta.

Cierre de la reunión

1. Cierre y documentación Siempre debemos dejar constancia de: Fecha de la reunión Asistentes temas tratados, acuerdos tomados Temas pendientes fecha de la próxima reunión

2. Seguimiento Los acuerdos deben llevarse a la práctica El responsable debe comprobar el inicio, momento y finalización de las tareas para lo consecución de los resultados acordados Una reunión sin resultados no sirve para nada.

3. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista.

Beneficios de la solución de problemas en grupo

• Mayor conocimiento e información:

Sin importar cuánto conocimiento aporta una persona al proceso, la información total procesada por todos los miembros será necesariamente mayor.

• Más métodos de abordar un problema:

Cuántos más métodos para resolver un problema se considere, mayores probabilidades habrá de encontrar la solución de un problema. Sin duda, un grupo de personas generará muchos más métodos que una sola.

• Mejor aceptación para soluciones:

Una decisión no será eficaz si los que la ponen en práctica no aceptan la decisión a cumplir. Cuando la gente participa en la solución de un problema, considera "suya" la solución y se compromete para que la aplicación sea exitosa.

• Mejor comprensión de la decisión:

A menudo la no realización de las decisiones en forma eficaz, se debe a una comunicación deficiente entre quien la toma y quien la realiza. Cuando quienes deben ponerla en práctica han participado en el proceso de la toma de decisiones, se reduce la posibilidad de una falla en la comunicación.

• Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.

• Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.

• Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones.

• Disminuyen los gastos institucionales.

• Existe un mayor conocimiento e información.

• Surgen nuevas formas de abordar un problema.

• Se comprenden mejor las decisiones.

• Son más diversos los puntos de vista.

• Hay una mayor aceptación de las soluciones.

Desventajas de la Solución de Problemas en Grupo:

• Decisiones prematuras:

Con frecuencia, la primera solución del grupo y la que tiene bastante apoyo, es la que se adopta, aún cuando esto se deba más a una presentación convincente que a una cualidad objetiva. Conformismo o "pensamiento de grupo" pueden afectar la calidad de las soluciones que surgen en un grupo.

• Dominio Individual:

Un líder puede dominar la discusión de un grupo e influir profundamente en el resultado, aún cuando su capacidad para resolver problemas sea limitada. El dominio, sin importar su procedencia, puede poner freno a los miembros del grupo más capaces de resolver problemas.

• Otras formas contrarias:

Cuando el grupo propone soluciones a un problema, los miembros pueden considerar y defender su solución desde el punto de vista "ganar o perder", en lugar de juzgar objetivamente la pertinencia de cada alternativa.

• Soluciones Preconcebidas:

Algunos miembros pueden tener una solución preconcebida en particular. En vez de buscar con mente abierta la mejor decisión posible, defenderán con firmeza su propuesta sin tener en cuenta las otras. Una vez tomada la decisión, lo grupos tienden

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