Administracion

Fases para una buena administración de proyectos (no olvidar)

En esta ocasión el Cuchitril y su anfitrión Eduardo Mendoza, buscan dar a conocer temas de mayor interés para la comunidad. O como se diría en alguna película de Pedro Infante: “Temas más inte-leidos”. En este caso sobre la administración de proyectos.

Todos habrá ya leído el PM Book y cosas de ese tipo, o haber tomado clases durante la carrera o maestría. Pero consideré necesario el dar a conocer estos 12 puntos, que creo que a manera de resumen, pudieran ser un buen comienzo para quienes buscan conocer sobre este tema. Esta información la tomo de un documento que encontré en la internet titulado “La administración de proyectos como herramienta de crecimiento” escrito por Roberto Toledo del ITAM.

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido.

2. Fragmenta el proyecto.

3. Invierte tiempo en la planeación.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto en la planeación como en el control.

5. Haz que el equipo de trabajo sea lo más tangible posible.

6. Trata de prevenir los problemas antes de que ocurran.

7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea Base.

8. No pierdas de vista el objetivo principal, guarda cabeza para los detalles:

o Expectativas

o Estimaciones

o Cambios

9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu proyecto.

10. Enfoca tus esfuerzos a las interfaces.

11. Tómate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto.

12. Utiliza una metodología estándar para todos tus proyectos.

Y ya después de este choro, pues son pocos los que logran tener éxito en estos 12 puntos. Y creo que falta mencionar cuando se debe terminar un proyecto.

¿Cómo podría llamarse un proyecto que simplemente se convierte en operación sin darte cuenta?

¿Alguno de ustedes ha logrado tener los 12 puntos al mismo tiempo?

Proceso administrativo

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la admón.. es:

1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION.-

para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.

c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN.

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.

e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

EJECUCIÓN.

- Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.

a. Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c. Motivar a los miembros.

d. Comunicar con efectividad.

e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

h. Revisar los esfuerzos de

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