Administración de la calidad Implementa un proceso de mejora continua.

Administración de la calidad

Implementa un proceso de mejora continua.

Mejorar continuamente significa que la organización ha determinado la capacidad de sus procesos y desea aumentarla con el fin de dar mayor satisfacción a las necesidades de todos los interesados.

Las actividades necesarias en la mejora son:

• Conocimiento de las interrelaciones y actividades de cada proceso.  
• Identificar los proveedores a la entrada de los procesos y los clientes a la salida de los procesos.
• Establecer los métodos de trabajo y las competencias para llevar a cabo la mejora de los procesos.
• Medir la eficacia y eficiencia de los procesos.  
• Trabajar en equipo para que el personal aumente sus competencias.  

1. Analiza la información para la mejora. (P)  

• Identifica las fuentes de oportunidades de mejora.
• Identifica y organiza las oportunidades de mejora.
• Valora y prioriza las oportunidades de mejora.
• Selecciona y aprueba las oportunidades de mejora.
• Usemos las mejoras aprobadas.

2. El proyecto de mejora. (H)

• Elabora el plan del proyecto de mejora (Planificar).  
• Ejecuta el proyecto de mejora (Hacer).  
• Controla el proyecto de mejora (Verificar y Actuar).
• Cierra el proyecto de mejora (Aprender).

3. Seguimiento, evaluación  y revisión de la mejora. (V y A)

• Periódicamente evalúa la eficiencia y eficacia de los proyectos de mejora.
• En forma planificada revisa el proceso de mejora, introduce modificaciones si es necesario.

Estandarizar y documentar la fase 1 se aplica el formato:

1. Registro de proyectos de mejora

Optimizar el mapa de procesos

La comprensión, o al menos describir, lo que sucede en tu empresa puede ser un gran paso para la generación de valor agregado en los procesos de la misma.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Es un registro visual, representa el flujo de actividades que componen un proceso; gráficamente se ve lo que ocurre, puede ser lo suficientemente simple para cuestiones puntuales y detallado como para identificar problemáticas del trabajo.

¿Qué es un diagrama SIPOC? [pic 2]

Es un complemento visual para el mapeo de procesos, en él se integra la participación de proveedores y clientes, además de una declaración de los recursos necesarios (entradas) y los resultados del proceso (salidas). Es una herramienta sencilla pero muy competente para analizar los requisitos del cliente y  cómo el flujo del proceso ayuda a cumplirlos. Permite determinar las relaciones y límites  con otros procesos lo que la hace una potente herramienta visual para potenciar procesos.

Ejemplo:

Descripción del proceso: Reparación de autos dañados y colisionados

Proveedores: Distribuidor de auto partes  y Propietario del auto

Entradas: Auto y Auto partes

Flujo del proceso:

1. El cliente entrega el auto.

2. Asignación de mecánico.

3. Inspección del auto.

4. Estimación de costo y tiempo

5. Aprobación del cliente

6. Orden de auto partes

7. Instalación y reparación

8. Evaluación

9. El cliente se lleva el auto.

Salidas: Auto reparado

Clientes: Propietario del auto Agencia de seguros

Facilitadores: Compañía de seguros

 [pic 3]

[pic 4]

Estandarizar y documentar la fase 2 se aplica el formato:

2 - SIPOC-formato-diagramas

Cómo medir la motivación de las personas.

Nada sucede si las personas no le dan vida a los procesos activando el botón de encendido, las personas tienen que tener motivos, y a veces el trabajo y el dinero no es suficiente para implicar a las personas en la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de calidad.

¿Tu actual sistema de calidad cuenta con un formulario para evaluar la satisfacción de los empleados?, de no contar con uno, considera el siguiente como base; de tener uno compáralos y determina las coincidencias y oportunidades de ambos.

3 - Cuestionario satisfacción-motivación

Autoevaluación de la gestión de la alta dirección.

Proporcionar una base de autoevaluación para la alta dirección y su liderazgo de gestión, a fin de detectar oportunidades de mejora que sean priori dad abordar de inmediato. La familia de normas ISO 9000 y el modelo EFQM ofrecen lineamientos, directrices que la alta dirección puede adoptar para buscar el éxito constante de su empresa.

De acuerdo con lo anterior se miden 9 lineamientos para realizar una autoevaluación y generar planes de acción adecuados:

La Madurez de un sistema de muestra el estado que caracteriza el éxito alcanzado y sostenido de una organización, sobre la base de una gestión eficaz y eficiente.

El nivel de madurez es el grado en que una actividad, un proceso o una organización completa alcanzan la madurez. Tanto la norma ISO 9004:2009 y la UNE 66174:2010 proponen cinco niveles de madurez.

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