Analisis de Gestion de tiempo

Introducción

El presente trabajo, se llevo a cabo  tras la lectura del libro “GESTIÓN DEL TIEMPO”  donde se habla de las interrupciones y malos hábitos que tenemos con el tiempo, y nos da técnicas para mejorar. El tiempo es lo único de lo que nunca tienen suficiente los directivos. Definir objetivos, priorizar y delegar tareas son algunas de las probadas técnicas que proponen los autores para que puedan maximizar su productividad y su impacto positivo en la empresa.

El libro está formado por 8 capítulos en los cuales los 3 primeros capítulos  tratan los desafíos para la gestión del tiempo que suelen presentarse en el trabajo. En el capítulo 4 describe los elementos característicos del mundo empresarial contemporáneo que nos hacen perder el tiempo más a menudo. El capitulo 5 es un manual de delegación. El 6 aborda un tema delicado: que ocurre cuando su jefe le hace perder el tiempo. El capitulo 7 habla del tiempo en la vida personal y por último el capitulo 8 describe como las empresas pueden ayudar a las personas a gestionar su tiempo mas eficazmente, tanto en el trabajo como en casa.

Culminando la lectura de ese libro una persona es capaz  de hacer un uso eficiente del tiempo que dispone y mostrar a los miembros de su equipo como gestionar eficazmente el suyo. Sabrá la importancia de planificar, priorizar, o saber decir “no” a los temidos “ladrones de tiempo”

Gestion del tiempo:

1. Utilice los objetivos como guía la brújula para su eficacia personal.

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1.1 La función de los objetivos:

Los objetivos son el punto de partida de una gestión eficaz del tiempo, son como una brújula indican el camino hacia las cosas en las que debería concentrarse su tiempo.

La definición de los objetivos es un proceso formal para determinar los resultados que vale la pena conseguir.

Al definir los objetivos usted se compromete a alcanzar unos resultados que puee obtener personalmente o mediante un equipo. Definir objetivos y medir su rendimiento le permitirá.

Utilice los objetivos como guía.

• Concentrarse en lo que es más importante
• Proporcionar una dirección unificada a su equipo.
• Dedicar menos energía a las tareas no fundamentales
• Evitar las actividades que le hacen perder el tiempo
• Tener más motivación
• Incentivar la satisfacción laboral en general

Los Objetivos pueden clasificarse en tres categorías para un individuo, unidad operativa o empresa.

• Objetivos fundamentales
• Objetivos instrumentales
• Objetivos complementarios

Objetivos fundamentales: Son esenciales para alcanzar el éxito. Deben ser alcanzados para que s negocio o su unidad continue funcionando satisfactoriamente.

Objetivos Instrumentales: Crean una situacion empresarial mas conveniente o aprovechan una oportunidad de negocio.

Objetivos complementarios: Puede ser el desarrollo de implementacion de un sistema eficaz de pago por resultados.

Resumiendo:

• los objetivos son el punto de partida de una gestion eficas del tiepo.
• Los objetivos pueden clasificarse por orden de importancia, en fundamentales instrumentales y complementarios.
• Busque una alineacion entre los objetivos de la empresa, los de su unidad , y sus objetivos individuales.
• Para que sean eficases como guias de actuacion, los objetivos deben de estar escritos en terminos especificos. Tener un atribucion temporal ser medibles  e importantes.
• Cuando defina objetivos con sus subordinados asegurese que la persona tenga la capacidad de asumir los nuevos objetivos.
• Es facil que las tareas urgentes pero relativamente importantes ocupen el tiempo que deberia dedicar a los objetivos instrumentales y fundamentales
• Los  objetivos fundamentales tienden a ser de largo alcance con lo que son dificiles de manejar.
• Cada unidad operativa debe tener sus propios objetivos.

Planificar el tiempo

(Empiece por sus prioridades)

Si ha seguido las indicaciones de los dos primeros capítulos conocerá bien sus objetivos y prioridades: cuales son fundamentales, cuales son instrumentales y cuales meramente complementarios. Este análisis le indicara cuanto tiempo dedica normalmente a distintos tipos de actividades: trámites administrativos, instrucciones a los subordinados, re4uniones, planificación, viajes, etc.

Una vez, haya identificado todas las tareas de las que se encarga y les haya asignado el grado de prioridad, es preciso que las aborde de manera sistemática. La mejor manera de hacerlo es utilizar un calendario.

Un calendario le permitirá visualizar los recursos temporales de los que dispone y su plan para asignarlos a las distintas actividades, las tareas con una prioridad A o B deberían ser las predominantes en el calendario, con una preferencia por las tareas tipo A.

Herramientas de planificación

Hay muchas herramientas de planificación. Si va a cualquier papelería encontrara artículos de todo tipo para el año. Todos prometen que le ayudaran a organizarse mejor y que, de este modo, trabajara mas productivamente. Entre ellos encontramos los siguientes:

• Listas de tareas
• Calendario de citas
• Agendas diarias y semanales.
• Aparatos y programas de planificación

Muchas empresas utilizan programas informáticos de planificación como Microsoft Outlook. Este tipo de programas permiten tener la propia planificación en el ordenador personal y, si los ordenadores de la empresa están interconectados, se puede ver la disponibilidad horaria de los colegas. Las planificaciones interconectadas hacen más fácil saber cuando tienen periodos no ocupados en los que puedan reunirse o trabajar en colaboración.

Utilice esta tipo de herramientas si dispone de ellas. Pero tenga en cuenta que planificarse es algo personal, si las herramientas de su empresa no se adecuan a su estilo personal, busque otras más apropiadas.

Elaborar un calendario

Cuando elabore un calendario empiece siempre con las tareas de tipo a. deben ser las prioritarias en su horario. Planificando primero este tipo detare4as conseguirá dos importantes resultados en cuanto a la gestión del tiempo. Tendrá tiempo para abordar sus responsabilidades más importantes y habrá memos espacio disponible para que cuelen las actividades que le hacen perder el tiempo. Así pues, el primer paso es introducir sus tareas de tipo A en los momentos adecuados de los próximos días, semanas o meses. Después coloque las tareas de tipo b en el tiempo restante.

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