Archivos Actividad Final: Entrevista Unidad de Archivo Uniagustiana

Actividad Final: Entrevista Unidad de Archivo Uniagustiana

Nelcy Yasmin Martinez Duarte

Mayo 2017

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística

Introducción

Este archivo administra toda la documentación del sistema de gestión de la organización bajo el manual de calidad, teniendo procedimientos, riesgos, formatos tales como una empresa lo requiere junto con un mapa de procesos versión    3.11.3 del software Kawak.

Este archivo se encentra muy bien con  la actualización de formatos y funciones manejadas. Es de cuatro pisos, cuenta con 14 funcionarios el cual actualizan cada proceso ya que este archivo no contaba con una organización adecuada hace 2 años.

Visita al Archivo de la Universitaria Agustiniana

Entrevistado Cesar Ramos (Coordinador).

Se hace entrevista al coordinador del archivo, hacemos recorrido describiendo cada funciones realizada junto con su misión, metodología DOFA y riesgos.

Misión    

Tiene como misión proyectar, implantar y evaluar el Sistema de Gestión de la documentación Administrativa y Educativa de la Universitaria Agustiniana, manejan la conservación, organización,  fondos documentales, creación de tablas de retención.

Funciones

• Organizar, conservar y difundir las documentaciones, legal, fiscal e histórico de la Universidad.
• Elegir, evaluar y proponer la eliminación de los documentos que no pertenezcan a las actividades administrativas de la Universidad.
• Tramitar documentación administrativa  en cada formato utilizado en el manual.
• Proveer la gestión, selección y conservación de los documentos de la Universidad.
• Garantizar la protección y conservación del patrimonio documental de la Universidad.
• Perfeccionar el nivel de valor de la gestión universitaria.
• Promover la información y documentación para las solicitudes historias académicas.
• Listado maestro de documentos y registros.    

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Riesgos  de las actividades

Procesos de análisis interno

Fortalezas

Son las características y capacidades internas de la organización que le han permitido llegar al nivel actual de éxito y lo que le distingue de la competencia.

Aprobación presupuestal. Se cuenta con el apoyo de la alta dirección mediante la aprobación de proyectos que sirven para la mejora continua de los procesos que se desarrollan en el archivo.

Competencias del personal. Se cuenta con personal capacitado e idóneo para el desarrollo de las actividades de gestión documental.

Infraestructura. Se dispone de espacios óptimos y amplios que garantizan el adecuado almacenamiento, preservación y crecimiento del archivo central.

Instrumentos Archivísticos. Se cuenta con los instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Inventarios y procedimientos documentados que permiten la identificación de los archivos.

Gestión del conocimiento. Se tiene establecido el comité de archivo, el cual orienta a la alta dirección en materia de gestión documental.

Debilidades

Son las características y capacidades internas de la organización que no están en el punto que deberían para contribuir  al éxito y más bien  provocan situaciones desfavorables.

Falla en la organización de la Documentación. No tener organizada la totalidad de la información contenida en el archivo central, generando reproceso.

Falla en los aspectos Archivísticos. Las unidades documentales de conservación (Cajas X-200 y carpetas), no se encuentran totalmente rotuladas en el archivo central.

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