CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos tienen caracteres externos tales como el soporte, formato, tipo de

letra y caracteres internos como el autor, el contenido y el mensaje.

EXTERNO

 Clase.

 Tipo documental: (si se trata de una carta, resolución, acta, circular, etc.).

 Formato: Manera como se reúne o agrupan los documentos: volúmenes,

unidades de conservación (carpetas, legajos, A-Z, cajas, etc.).

 Cantidad: (numero de volúmenes, legajos, etc.).

 Forma: (si son originales, copias mecanografiadas, fotocopias, copias

microfilmadas).

INTERNOS

 Autor o entidad productora.

 Origen funcional (actividades, trámites, etc.).

 Fecha y lugar de producción.

 Contenido (fechas, lugares, personas, cosas).

FUNCION DE LOS DOCUMENTOS

Desde el punto de vista de su función los documentos se consideran:

Facilitativos: Aquellos que son comunes a la mayor parte de las instituciones

debido a que en todas ellas se cumplen funciones idénticas como las contables,

pagos de nominas, etc.

Suntativos: Son aquellos productos de la especialidad misma de una entidad por

ejemplo: Una entidad que se dedica a prestar servicio de salud producirá en gran

escala documentos relacionados con historias clínicas y una entidad dedicada a

prestar servicios de educación administrara documentos relacionados con notas o

certificaciones académicas.

TIPO DOCUMENTAL

Tiene que ver con las características internas y externas de los documentos en los

cuales se registran

las actividades que resultan del ejercicio de una función

específica de cualquier entidad jurídica o de persona natural. Ejemplo: Reunirse

para tomar decisiones en grupo produce un acta (tipo documental).

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