Documentos administrativos.

EL DOCUMENTO

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

Tipos de documentos:

• Documentos textuales:

Como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

Ejemplos de documentos textuales:

• Libros
• Revistas
• Actas de nacimiento y matrimonio
• Historiales médicos y académicos, etc

• Documentos sonoros:

Este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. 

Ejemplos de documentos sonoros:

• Música
• Entrevistas
• Historias de vida, etc.

• Documentos audiovisuales:

Este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video. 

Ejemplos de documentos audiovisuales:

• Las películas
• La programación que emiten las televisoras
• Videos caseros, etc.

• Documentos Fotográficos:

Es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.

• Documentos digitales:

Debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

PARTES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO:

• Encabezamiento:

1. Membrete: Se caracteriza porque se ubica en la parte superior izquierda, está constituido por el nombre o razón social

2. Nombre del año: Establecido por la ley, se obvia en documentos de circulación interna.

3. Lugar y fecha: Nombre de localidad, lugar, fecha y año.

4. Código: Lleva nombre de documento, Nro. de documento, nombre correlativo, dos últimas cifras del año, siglas de la institución o dependencia.

5. Destinatario: Comprende identificación de la persona o entidad a quien se dirige el documento.

6. Asunto: Es el resumen o síntesis, debe redactarse en forma precisa y clara.

7. Referencia: Menciona antecedentes del documento, comprende palabra referencial, código y fecha

• Texto: Comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir.

Características:

• Brevedad
• Claridad
• Integridad
• Cortesía
• Corrección

• Termino: Constituido por:

1. Antefirma: Se emplea cuando se ha concluido el texto, antecede la firma del responsable de la comunicación
2. Firma: Se ubica mediante una rúbrica.
3. Posfirma: Identifica al responsable de la comunicación. Está compuesto por profesión, nombres y apellidos, cargo que desempeña
4. Sello: se emplea para dar autenticidad a la comunicación refrenda la firma del responsable de la comunicación refrenda la firma del responsable de la comunicación
5. Anexo: se emplea para acompañar al documento objetos, copias recibos, etc.
6. Con copia: identifica a las dependencias y/o personas remitentes
7. Distribución: se usa en lugar de “Con copia” en documentos múltiples  
8. Pie de Página: Identificar a los responsables de la elaboración del documento a través de sus iniciales

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TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

• La Solicitud
• El Oficio
• El Memorando
• El Informe
• La Carta de Consulta Comercial
• Carta de Pedido
• Carta de Reclamo
• Carta de Remesa
• La Carta de Crédito
• La Carta Prorroga
• La Carta de Cobranza
• La Carta de Presentación
• El Currilucum Vitae
• La Carta de Renuncia

LA SOLICITUD:

Documento escrito que va dirigido a una autoridad a los que se pide algo, que está contemplado en las leyes vigentes y el justo derecho. Generalmente, se usa para asuntos oficiales, como pedir certificados de estudios, inscripción de postulante, empleo, traslados, fecha exámenes, rectificación de nombre, etc.

• PARTES DE UNA SOLICITUD

1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.

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