Ensayo Gestión De Comunicaciones

PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

COMUNICACIONES DEL PROYECTO: Se adjunta matriz de comunicaciones.

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS:

1. En cada comité semanal se da un espacio de opinión sobre las polémicas presentadas formalmente durante la última semana como una forma de participación activa y directa.

2. Se registrarán las polémicas en un archivo que se adjuntará al acta del comité.

3. Existirá un encargado de responder a la solicitud o polémica y al siguiente comité informará la viabilidad de la propuesta para toma de decisiones de la Gerencia.

4. En la toma de decisiones las áreas impactadas deben presentar informe de seguimiento y cerrar la polémica con el número de nueva actividad implementada como solución, de lo contrario no será válida.

Polémica # Detalle Área Generadora Área impactada Posibles ideas a la solución Revisar viabilidad y explicar al detalle el avance Encargado de la respuesta a la polémica. Seguimiento o Cierre

5. En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:

a. Gerente de Proyecto y área impactada.

b. Gerente de Proyecto, área impactada, resto del equipo.

c. Gerente de Proyecto, área impactada, Sponsor utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.

d. Como último nivel sponsor, Gerente de proyectos, comité de cambios y reunión extraordinaria de accionistas.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES:

Este plan será ajustado y/o actualizado cuando:

1. Hay una solicitud de alcance aprobada que impacte el Plan de Proyecto.

2. Cuando el Gerente del Proyecto cambie oficialmente los voceros para informar los avances del proyecto.

3. Cuando se deba corregir alguna actividad que afecte la ruta crítica del cumplimiento del proyecto

4. Cuando ingresen o se retiren personas del proyecto.

5. Cuando cambien de responsabilidad las personas del proyecto.

6. Cuando existan nuevas solicitudes de los diferentes tipos de informes.

7. Cuando la retroalimentación de los procesos de salida sean negativos

8. Cuando exista resistencia al cambio

9. Cuando existan dificultades notables en la comunicación interna o externa del proyecto.

10. Cuando cambien o se actualicen nuevos medios donde deba registrarse los avances del proyecto, como páginas web, carteleras o reuniones periódicas creadas por el sponsor.

11. Cuando se cambie algún proveedor que impacte la ruta crítica.

1La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:

1. Identificación y clasificación de stakeholders.

2. Determinación de requerimientos de información.

3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.

1 Basado de Caso completo Plan de Gestion de comunicaciones Dharma Consulting

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN:

Las reuniones seguirán en siguiente orden:

1. Se citarán por la agenda corporativa.

2. Ninguna reunión suspenderá o cancelará esta dado que las reuniones de comunicación son necesarias para conocer los avances, logros y mejoras de todos los puntos de control de proyecto.

3. Siempre serán en la sala de reuniones junto a la gerencia y se informará con anticipación, dia, hora y lugar

4. Se fijaran objetivos de la reunión y se rotarán el moderador y quien toma el acta.

5. Se terminará puntual.

6. Se creará un acta con los resultados de lo conversado y de las tareas pendientes como resultados formales de la reunión.

7. El acta se enviará justo cuando termine la reunión y tiene 3 días de vigencia para hacer cambios.

Todas las comunicaciones oficiales serán dadas por el Gerente del proyecto y el sponsor, cualquier intervención u opinión en público de cualquier otro rol no tendrá validez.

Para las comunicaciones internas de correos electrónicos se realizarán de la siguiente manera:

1. Los correos electrónicos relevantes al proyecto serán copiados al Gerente de Proyectos.

2. En el asunto dirá el nombre y código del proyecto, de ser posible el código del cuadro de control y de trabajo donde el remitente pertenece.

3. Los correos enviados por los proveedores deben ser copiados al Gerente del cuadro de control y los mas relevantes deben ser copiados al Gerente de Proyectos.

4. Se crea un grupo de correo llamado JITProject el cual debe ser copiado siempre con el fin de que todo el equipo se encuentre enterado de los avances.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO:

La codificación de los documentos del proyecto tendrá el siguiente encabezado:

XXXX_CCC_N_BBB.DDD

XXXX=JITPROJECT Nombre del grupo de proyectos de la compañía

CCC= 039 Numero de identificación del proyecto.

N= 1 si es de procesos, 2 si es técnico, 3 si es de diseño, 4 si es de mercadeo

BBB=V1aprob= si la versión esta en proceso de aprobación, V1def= si la versión es definitiva y esta en vigencia.

Guia de Almacenamiento y Recuperación.

1. Cada dueño de los cuadros de trabajo será el encargado de entregar al Director de Proyectos los documentos

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