Eventos Sociales

El programa oficial de una reunion es el documento mas importante y utilizado durante esta. La información que contenga demostrara el profesionalismo de quienes lo elaboraron

Eventos Sociales

Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.” Eso significa que:

1. Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.

2. Se hace con un propósito

3. Su realización tiene un costo.

4. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:

1. Tiempo

2. Espacio

3. Personas

4. Materiales

5. Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento

Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas que en él participan, los diferentes “públicos”:

1. El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la idea, que decide su realización y genera el trabajo.

2. Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el beneficio que el dueño espera del evento.

3. Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y

4. El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.

Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han estado reuniendo para muchos propósitos.

Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos.

Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una experiencia placentera)

Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas, religiosas, sociales de negocios y muchas más

Y todo eso continúa en nuestros días.

La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con el “Institute of Meeting Professionals”, de los Estados Unidos. Es una “industria” muy lucrativa.

Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son mayores cada día de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles , restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías de Turismo de casi todos los países

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