Informe Gerencial

IMPORTANCIA DE LA OBTENCIÓN DE LOS INFORMES.

Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar información confiable y oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a tiempo o estos no cubren con las expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor del contralor, de manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del negocio.

Los sistemas administrativos de información rápidamente se han vuelto indispensables para la planeación de la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que es indispensable que los que elaboran informes gerenciales comprendan como se debe diseñar, implementar y administrar esos sistemas de elaboración de informes.

El presente material presenta un lineamiento y las características indispensables que deben cubrir los informes gerenciales para que cumplan con su objetivo; ya que solamente con información precisa y oportuna, los contralores pueden dar el seguimiento a las metas y modificar sus planes dentro de la realidad.

COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES

Una buena comunicación es muy importante para los administradores por dos razones:

• La comunicación es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.

• La comunicación es la actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad de tiempo.

En el momento en el que vivimos, la administración se torna cada vez mas difícil y sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de información y en especial, los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razón, la función de “elaborar informes gerenciales”, cobra especial importancia en la administración estratégica dentro de la organización.

Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes aspectos importantes.

• Calidad de la información.

Cuanto mas exacta sea la información contenida en los informes mejor será su calidad y los administradores podrá recurrir a ellos con mas confianza cuando tomen una decisión.

• Oportunidad.

Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en el tiempo indicado para la acción apropiada.

• Cantidad de información.

Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los informes cuenten con suficiente información, cuidando de no saturarlos de datos irrelevantes e inútiles, ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos, provocando decisiones equivocadas.

• Relevancia de la información.

La información contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan al usuario tomar decisiones en relación a los objetivos que se persiguen, incluyendo hechos importantes que puedan afectar la decisión o el curso de acción adoptado.

Para la presentación de informes es importante considerar los siguientes puntos:

& Adaptar el informe al destinatario.

& Adaptar el informe al organigrama.

& Mantener la cantidad de informes al mínimo.

& Elaborar informes oportunos.

& Utilizar informes de acción.

& Incluir solo datos esenciales.

& Emitir informes con anticipación.

& Recalcar la responsabilidad.

& Estandarizar la presentación, los formatos, etc.

& Simplificar y clarificar.

& Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.

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