Libro de Auditoria administrativa de William P. Leonard

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El presente ensayo está basado en el Libro de Auditoria administrativa de William P. Leonard “Evolución de los métodos y eficiencia administrativa que fue publicado en 1991.

Sabemos que estamos en un  ambiente externo de cambios constantes, tanto en la globalización, en la tecnología, en la cultura entre otros factores hacen que nos enfrentemos a condiciones cada vez más complejas y que nos obligan a cambiar e innovar. Es por eso que las empresas deben de estar alertas para poder sobrevivir en el mercado, para mejorar sus técnicas y procedimientos, para aplicar una administración más eficaz y para saber aprovechar las oportunidades que se les presentan.

Cada día las exigencias dentro de una empresa son mayores por lo que se ha hecho necesario la creación de nuevos métodos que permitan a las empresas volverse más productivas, alcanzando con ello una ventaja competitiva considerable y a través de la aplicación de estos instrumentos corregir ciertas desviaciones que impactan directamente el desempeño de las mismas, por dicha razón la función del administrador es crucial dentro de la organización, ya que es a través de él que se lleva a cabo el desarrollo de la auditoria administrativa, porque es importante mencionar que esta labor solo puede ser desarrollada por un profesionista en la materia que cuente con los conocimientos técnicos y profesionales necesarios que le permitan llevar a cabo un análisis satisfactorio de la empresa considerando a esta como un todo conformado por diferentes áreas que se auxilian entre sí para la consecución de objetivos específicos.

Como ya sabemos la función básica de una administración eficaz, es que la organización tenga bien definidos sus planes, objetivos, responsabilidades así como el establecimiento de los métodos más apropiados y la evaluación de los resultados. Es decir que exista organización, dirección y control. Es importante que la administración coordine los tres elementos anteriores (organización, dirección y control) con el fin de que dentro de la organización todas las funciones empresariales alcancen sus objetivos de una manera armónica. Por otro lado en el elemento de dirección es importante que exista el control con la finalidad que se comparen los objetivos con los resultados obtenidos, y esto es lógico, hay que verificar o realizar la retroalimentación.

Es de suma importancia que una empresa cuente con un sistema de control interno. Muchas de las organizaciones que no cuentan con este control suelen tener pérdidas en sus negocios, como robo en caja, falta de honradez de los empleados, etc.; es por eso que las empresas deben de contar con este control interno o bien métodos de auditoria.

Como ya se menciono es importante contar con métodos de control, pero a la vez estos métodos deben de revisarse periódicamente, esto se debe a los constantes cambios que surgen en el ambiente externo. Un control eficiente disminuirá los problemas más comunes que existen en la administración. Al hablar de los problemas antes mencionados, nos referimos como a las ineficientes tomas de decisiones, falta de capacidad para dirigir, malos canales de comunicación, entre otros.

Según nos menciona el autor, existen algunos elementos de una administración competente: paciencia, comprensión de la naturaleza humana y un deseo de adiestrar y guiar a los otros. Y estoy de acuerdo con al anterior concepto, ya que se necesita tener paciencia, darnos cuenta que los resultados que esperamos no siempre van a función a la primera por lo que se necesita un grande esfuerzo para alcanzar los objetivos que se establecen, también es importante comprender a la naturaleza humana, es decir a los empleados de la compañía, entender sus motivaciones, acciones y con base a ello saber guiarlos y coordinarlos para que la organización funcione correctamente y alcance sus objetivos y metas.

Ahora bien, lo anterior mencionado es como una introducción, entrando en materia una auditoria administrativa es el realizar un examen de todo a todo ya sea a una organización, a un departamento u algún otra entidad desde su estructura, responsabilidades, autoridad, métodos de control así como de sus recursos humanos y materiales. Esta definición ha cambiado en el transcurso del tiempo, ya que antes la auditoria administrativa se veía más relacionada con la contabilidad es decir, con los resultados monetarios. El objetivo de esta auditoria administrativa es el de ver las irregularidades o el mal funcionamiento de la organización con el fin de solucionarlos u optimizar su funcionamiento y que la administración sea eficaz.

En primer lugar se menciona que las áreas que se pueden revisar con la auditoria administrativa son: una o más funciones específicas, departamentos o grupos de departamentos, divisiones o grupos de divisiones o bien a la empresa como un todo.

De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes la identificación de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento. El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa. Esto se puede apreciar en el siguiente esquema:

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Ahora bien, se explicara detalladamente el anterior diagrama.

Primeramente se debe identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar. Los elementos de la organización que deben revisarse, analizarse y evaluar contantemente son:

• Planes y objetivos

Por lo general, las organizaciones tienen definidos sus planes y objetivos, pero en algunas ocasiones parece que éstos no se logran por causas que resultan inexplicables para la organización. En este sentido, es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están alcanzando. Es importante que tantos los planes como los objetivos sean revisados periódicamente, esto es porque una organización no es estática, tanto el volumen de producción, los empleados, los procedimientos, entre otros afectan del desarrollo de la empresa y los planes y los objetivos.

• Estructura orgánica
• Representa la manera como se encuentran distribuidas o repartidas las tareas en la organización, por lo que implica revisar niveles jerárquicos, líneas de mando y la responsabilidad de cada empleado. Es importante comparar el organigrama con la estructura organizacional del área evaluada, pues en algunas ocasiones la posición jerárquica no corresponde con las responsabilidades asignadas. Adicionalmente, el auditor debe asegurarse de que esta estructura es funcional para la organización y adecuada para el logro de sus metas.
• Políticas y practicas

Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar la manera como deben hacerse las cosas. El auditor debe estudiarlas para determinar si el personal las conoce y si de verdad son aplicadas.

• Sistemas y procedimientos

Comprenden la forma como opera la empresa. Es importante revisarlos en el proceso de auditoría con la finalidad de hallar áreas de mejora en sus elementos y proponer estrategias o métodos que permitan mejorarlos.

• Métodos de control

Son los parámetros que la organización establece para asegurar que se están alcanzando los resultados, normalmente están relacionados con la producción o ventas. Éstos deben tomarse en cuenta en la auditoría para identificar su eficacia y pertinencia.

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