Metodolgia De Los Presupuestos

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Determinación de las características empresariales

El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto. Para ello es importante tomar en cuenta las siguientes variables:

Situación Financiera: permite determinar las posibilidades reales de progreso y establecer si las estrategias competitivas, se sustentaran en el crecimiento de las operaciones o en la supervivencia.

Eficiencia y productividad: la eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad se expresa como la producción por hora-hombre u hora-máquina. Estos resultados dependen de elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta y la destreza de la mano de obra. Influyen en los presupuestos empresariales.

Actualización tecnológica: la influencia ejercida por el desarrollo tecnológico industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos afecta los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades.

Políticas gerenciales: la política de inventarios se reflejará en los presupuestos de compras y producción y las políticas de salarios y de crédito se expresarán presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios.

Evaluación del entorno

Ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve. Las características de este se deben tener en cuenta en los planes y presupuestos. Entre estas características se puede mencionar el desempeño de los competidores nacionales e internacionales; las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento; las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras; el comportamiento de la inflación y la devolución, y las tasas de interés, y las políticas establecidas por el gobierno en las áreas tributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior. En materia mercantil, las expectativas se centran en el estudio detallado de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías de la competencia. Es entonces cuando cobra especial importancia la evaluación de parámetros tal fuerza de ventas; las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.

El diagnostico figura (figura 2.1) incorpora dos clases de variables que afectan de manera significativa el comportamiento de la empresa.

1. Las variables que dependen de la administración, denominas controlables.

2. Las variables que no dependen de la administración, denominadas no controlables. A estas variables se les debe prestar especial atención, porque representan graves riesgos o amenazas para la empresa.

Organización del trabajo presupuestal

En la organización del trabajo presupuestal, se deben definir las actividades que se asignan a los participantes en la elaboración del presupuesto y precisar normas referentes al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación, para garantizar su elaboración en el tiempo establecido y asegurar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la elaboración presupuestal. Esta organización del trabajo, como se señala a continuación, depende del tamaño de las operaciones empresariales.

En empresas pequeñas y medianas.

Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes:

1. Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada departamento, con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización.

2. Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicarán en las fases de preparación y control.

3. Difundir la técnica de la elaboración del presupuesto en los niveles operativo y administrativo y capacitar en el adecuado diligenciamiento de la información de las células presupuestarias, como campos que ameritan la preparación del manual de presupuestos.

4. Armar el presupuesto con las estimaciones elaboradas por las áreas y que se transcriben en las cédulas presupuestarias.

5. Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financieros que desempeñaran un papel protagónico en los pronósticos.

6. Presentar informes periódicos que permitan comparar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas.

En empresas grandes.

Cuando la empresa tiene una estructura organizacional compleja, maneja operaciones comerciales de grandes proporciones nacional o internacionalmente, y posee capacidad económica, lo adecuado es conformar un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones:

1) Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentado por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las observaciones necesarias.

2) Aprobar el presupuesto general de la empresa.

3) Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez se inciden las operaciones que los generaron.

4) Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y su ejecución. En estas empresas, el liderazgo del que hacer presupuestal recae en un director de presupuestos, entre cuyas responsabilidades se encuentran:

 Preparar el manual del presupuesto con claras instrucciones sobre cómo elaborar los presupuestos.

 Reunir la información de diferentes gerencias, divisiones o departamentos, organizarla, analizarla o someterla a consideración del comité.

 Informar oportunamente a cada nivel organizacional

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