Metodología para el análisis sistémico de una organización

Unidad 3: Metodología para el análisis sistémico de una organización

El análisis sistémico es una herramienta destinada a poner de manifiesto el grado de eficacia, eficiencia y congruencia que existe entre la estructura y el funcionamiento de una organización. Para esto, Gómez (2002) menciona que el proceso para ese analisis consta de tres faces principales:

• La investigación de los antecedentes históricos de la organización.
• El establecimiento de un marco global del análisis que comprende el estudio de las bases jurídico-administrativas que norman el funcionamiento organizacional; la misión, la visión, los objetivos y funciones: la estructura orgánica; la operación y el análisis de congruencia entre la estructura programática y la orgánica.
• La definición y el análisis de los tres subsistemas integrados de una organización: el de regulación y control, que abarca las funciones de planeación, programación, presupuestación, desarrollo organizacional, información, evaluación y control; el de operación, en el que tiene lugar, entre otras funciones, las relativas a orientación y apoyo global, promoción y desarrollo, producción de bienes y prestación de servicios; y finalmente, el subsistema de apoyo, el cual comprende las funciones administrativas realizadas para proporcionar y administrar los recursos materiales, financieros y humanos, así como el apoyo organizacional requerido para el adecuado funcionamiento de la organización.

 3.1 Marco global del análisis

Gómez (2002), en el estudio de usn sistema se dee tomar en consideracion los antecedentes historicos de la organización, con el fin de plantear, dentro de un marco global, la genesis y evolucion de la misma.la investigacion pretende documentar hasta el grado deseable de detalle de las transformaciones, realizaciones y obstaculos que ha afrontado la organización durante su existencia.

Parte de estos estudios pueden ser expresados en graficas, en las que puedan plantear en forma esquematizada y cronologica la sucesion de los principales cambios organizacionales. Ademas, se permite determinar el origen y naturaleza de la estructura con que cuenta la organización al komento del analisis.

El establecimiento de un marco global de analisis permite conocer la situacon general de la organización, ademas de que, el examen de los subsistemas basicos exige no solamente la investigacion de sus antecedentes.

Bases jurídico-administrativas

En un estado de derecho, las acciones de la organización son reguladas por disposiciones jurídico-administrativas que determinan las competencias de las partes involucradas y llevan, en algunos casos, a establecer órganos y procedimientos para la ejecución de los actos estipulados en ellas.

Al momento del surgimiento de la organización, se definirá en primer término el tipo de organización de que se trate y la personalidad juridica que tendrá, su objetivo y los aspectos más generales de su estructura organica en los niveles superiores, asi como en algunos casos el señalamieto de las normas quetregiran la administracion del persdonal que laborará en la organización.

Asi, en el objetivo global quedaran definidas las materias en las que se circunscribsn los objetivos generales y las funciones de la organización. Estos deberan ser establecidos de manera clara y presisa, pues permitira setar las bases de congruencia interna de la organización.

1. Estructura organica

La estructura ogranica es la exprecion formal en la que se plasman los niveles jerárquicos y la división funcional de la organización, y en la que tambien se definen, a partir de procedimientos o lineas de accion, la interrelacion y la coordinacion de las actividades propias del grupo, aefectode lograr el cumplimieto de determinados objetivos. La estructura organica es igualmente el marco administrativo de referencia para la adecuada toma de decisiones.

El analisis de la estructura organica mediante el enfoque de sistemas permite dividirla en subsistemas que faciliten su estudio.

Del mismo modo, la organización vista como un sistema es una unidad integrada para cumplir con objetivos especificos y para mantener vinculos de coordinacion, comunicación, intercambio tecnico e informacion entre los organos que forman el subsistema.

1. Estrusctura programatica: analisis de congruencia programación-organización-operación

El analisis de la congruencia que debe existir entre la programacion y la organización conduce a defiinir el grado de adaptacion entre los programas y la estructura de la organización; es decir, proporciona informacion sobre la capacidad de la organización para alcanzar los objetivos y metas organizacionales.

3.2 Analisis de subsistemas de la empresa

Duhalt (1994), menciona que la realizacion del estudio de un organización debe analizarse a traves de cada uno de los tres subsistemas que la integran. Esto mediante la aplicación de metodos de recopilacion y analisis de informacion que permitan hacer una estimacion inicial respecto de cada uno de los subsistemas.

En el primer nivel de estudio, se comienza por recabar la informacion general relativa a la organización y su medio ambiente directo; en el segundo, se aplican las metodologias especificas por subsistema; en el tercero y según los resultados obtenidos, debe estructurarse un modelo del sistema, el cual permitira la formulacion de un diagnostico previoy, al final, la construccion de un modelo ideal de sistema.

3.2.1 Subsistema de regulacion y control

En este subsistema se encuentran comprendidas las funciones y actividades relacionadas con los procesos fundamentales de planeacion, programacion, presupestacion, desarrollo administrativo, informatica y estadistica, control (fiscalizacion y auditoria) y evaluacion.

Medinate la accion de este subsistema se establecen las bases de coherencia y viabilidad operativa interna de la organozacion. El buen funcionamiento de este subsistema es condicion necesaria para sentar las bases que permitan elevar los niveles de eficiencia, eficacia y congruencia de la organización.

El analisis global de este subsistema requiere que se cuente con informacion relativa a la situacion estructural y funcional de los procesos antes mecionados.

1. Planeacion.

Su objetivoes proporcionar un sistema integrado de planeaciuon para la toma de desiciones, que establezca el marco de referencia para el desarrollo eficiente de sus actividades.

La planeacion permite la integracion del esfuerzo de las funciones de regulacion, apoyo y operación en un todo coherente para que el esfuerzo total de la organización pueda ser dirigida hacia el logro de los objetivos, los cuales deben ser congruentes.

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