Redes sociales Corporativas.

1. ¿En qué consiste?

Las redes sociales han cambiado la forma en la que nos comunicamos con los demás. Ahora, tenemos cerca, de forma relativa, a las personas que se separaron de nosotros, tanto por el tiempo como por la distancia. Tenemos acceso a una parte de la vida de los demás, por así decirlo, pero este cambio no se aplica únicamente al ámbito de la vida privada. Al contrario, las redes sociales también están influenciando la forma en la que se trabaja, y no solamente para los que trabajan en marketing de Social Media, sino también para una gama importante de empleos.

Si bien muchas compañías deciden bloquear las principales redes sociales como Facebook y Twitter para incrementar la productividad de sus empleados, otras deciden seguir un camino diferente. Y entre las opciones que tienen, se encuentran las redes sociales empresariales o corporativas. Al igual que existen redes sociales de carácter público, las redes sociales corporativas fueron creadas orientadas a las empresas con el fin de instaurar modelos de comunicación más fluida y directa entre compañeros de trabajo que puedan dar pie a que circule la información y el conocimiento “de manera espontánea”, disolviéndose así las arcaicas “islas” entre departamentos.

1. ¿Cuáles son sus principales características?

En la actualidad, cada vez es mayor el número de empresas, marcas, Administraciones Públicas o incluso profesionales que tienen presencia en la red a través de blogs o perfiles en distintas redes sociales (perfil en Twitter, página en Facebook, perfil de empresa en LinkedIn, etc.). Lógicamente, esta presencia en redes sociales implica un contacto mucho más cercano con el público, hace más transparente a la empresa y  permite mantener una comunicación algo menos formal. Sin embargo, si echamos una vistazo al interior de la empresa, puede que esta imagen de apertura o transparencia que se está proyectando al exterior no case para nada con el modelo organizativo interno y, por tanto, estemos intentando “vender algo que no somos”.

Si, por ejemplo, la comunicación interna en nuestra empresa no fluye, no fomentamos la colaboración o no compartimos el conocimiento de manera interna, los encargados de gestionar nuestros perfiles no lo tendrán nada fácil a la hora de recopilar información sobre qué hacen las distintas áreas operativas de la compañía o detectar hitos que se puedan comunicar al exterior.

Una buena forma de hacer que la información fluya es contagiarse dentro de la compañía de un espíritu mucho más participativo, orientado a compartir conocimiento y en el que se fomente la colaboración, de la misma forma que lo haríamos con un perfil público en Twitter o una página en Facebook pero, en este caso, en el interior de nuestro firewall corporativo.

1. ¿En qué áreas se aplica?

(Todo tipo de empresas)

1. ¿Cuál es el proceso de implementación?

El éxito del proyecto no depende únicamente de la herramienta que utilices, ni de darla a conocer a la gente. El verdadero éxito de implementar una red social al interior reside en -el valor que el uso de la misma le genera al empleado-, y por ende a la empresa.

Antes de entrar en un proceso de selección de una plataforma de colaboración es importante que hayamos trabajado en los siguientes puntos, que son clave para tener una exitosa implementación:

1. La empresa debe estar dispuesta a cambiar. Las tecnologías de información y comunicación han cambiado, y nuestros negocios deben cambiar con ellas; ignorar que es necesario cambiar nuestra forma de trabajar actual es garantizar el fracaso del proyecto. Este punto requiere un amplió trabajo con el equipo Directivo. Por dar un ejemplo, antes era “entendible” que no todos podían hablar con el jefe porque estaba en otra ubicación, o porque hacerte una cita le robaba mucho tiempo (y así nos podemos inventar todas las excusas que queramos) pero hoy lo tienes a un “tweet” de distancia, por qué no puedo hablar con él?, y si colaboro con él entonces cómo queda el organigrama ahora?. Un ejemplo sencillo de como las organizaciones están al borde de un gran cambio que tendrán que hacer quieran o no, ya que les podrás restringir el acceso de las puertas a las nuevas generaciones pero no les vas a poder restringir la comunicación electrónica.
2. Priorizar. Las redes sociales al interior nos pueden dar muchos beneficios, tantos que nos podemos perder muy fácil; de tal forma que necesitamos priorizar las necesidades del negocio. Aquí es importante que contemos con un (o varios) empleado que nos transmita cómo trabaja en el día, así como contar con un experto en tecnologías de colaboración social, para que nos ayude a identificar las funciones/roles/procesos que podemos “evolucionar“.
3. Presupuesto. Hay tres presupuestos que podrían ayudarte aquí, el de tecnología, el de innovación, o el de mejora continua. Si por algo no hay presupuesto, entonces tendremos que hacerlo. No te apures, esto es fácil gracias al paso 2 (la priorización), a través del cual podremos identificar los posibles ahorros que vamos a generarle a la empresa, los cuales (en su totalidad o en un porcentaje) bien pueden ser el presupuesto para el proyecto.
4. Control de la Información. Definir los requerimientos o particularidades en cuanto a control de la plataforma, no tanto por el aspecto técnico sino por el aspecto de dónde reside la información de nuestra empresa. De ahí se derivan las reglas para determinar cómo es que nos haremos de nuestra plataforma colaborativa; la tenemos que desarrollar?, la podemos comprar?, la podemos rentar?; la podemos tener en servidores internos?, en servidores externos?
5. No pretender que toda la empresa la utilice el primer día. No va a pasar. El punto no es darles acceso a todos los empleados, el punto es darles qué hacer a todos. De ahí que en función de los procesos de negocio que vamos a ir evolucionando es el cómo iremos sumando gente a la red.
6. Lineamientos. Contar con políticas sólidas en el uso de los nuevos medios sociales, al exterior o al interior de la organización.

Una buena preparación y atención a estos puntos hará que los empleados encuentren una herramienta que saben cómo utilizar y que en realidad les facilita su día, en lugar de una herramienta que no tiene sentido, que requiere más tiempo y que terminará siendo un distractor para el empleado (y sobra decir que para la empresa).

...