Resumen Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores

Resumen: Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores. Caps. 4 - 10

Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema

integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976)

Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en

actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados

alcanzados. (Gilli, 1998)

Pautas de control interno

En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto,

programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o,

simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas,

recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo.

Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de

auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del patrimonio.

Normas generales:

Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno.

Asignación de responsabilidades: Las funciones de las distintas áreas y puestos de la organización, así como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas.

Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación según su tipo y monto.

Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro, sustracción, etc., y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el depositario, son medidas para limitar los riesgos de pérdida.

Diseño de formularios, archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la constancia del responsable interviniente.

Control de formularios y comprobantes: La prenumeración de los formularios y comprobantes permite su identificación precisa, facilita el control de los emitidos y los anulados.

Integridad de la información: Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la información; para ello se utilizan diferentes medios, como la informática, que aseguren la captación inmediata del dato, y agilicen su procesamiento.

Subsistema de Abastecimiento: Este subsistema se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo costo, en la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Alcance: Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento, pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite superior. En el caso de los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero cuando se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa.

*Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización, la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una actividad que contribuye a resultados.

Modalidades:

a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial.

b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. Requieren la autorización de los niveles de decisión más altos.

c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización o administración y que, por estar vinculados con la futura producción y comercialización, son susceptibles de presupuestación.

d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseenciertas particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos especiales para el despacho de mercadería a plaza, derechos de importación, etc.

Normas específicas de Control Interno

Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la registración de los mismos.

Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte del funcionario responsable.

Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando la compra supera determinados montos) se realizan por escrito.

Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra, el responsable que la tomó debe intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.

Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, es decir, la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Una vez determinados los niveles de inventario racionalmente más adecuados, corresponde establecer considerando los costos asociados, el lote óptimo de compra.

Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y la confección de reportes escritos.

Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.

Pre numeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros, obligando a la organización, deben ser numerados correlativamente y en forma pre impresa.

Información gerencial.

Tiempo promedio de la gestión de compras.

Solicitudes de compras de más de X días.

Ordenes de compra pendientes vencidas.

Inmovilización de artículos en stock.

Ingreso de materiales en stock por tipo de producto.

Monto de compras

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