Se como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo
Enviado por luis_fe23 • 23 de Noviembre de 2017 • Informe • 911 Palabras (4 Páginas) • 279 Visitas
El archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable
- Definición:
Los archivos administrativos son el conjunto de documentos producidas por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los mismos son conservados, clasificados, organizados y administrados.
El término archivo se utiliza para nombrar el conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.
Archivo de gestión o administrativo | Archivo central | Archivo histórico |
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que genero la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto Pueden estar en un lapso de 1 a 5 años | Se como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la dirección general del archivo nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios | Es el que custodia y gestiona los fondo documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN DEPOSITO) |
- Clases de archivo
- Por su organización
Centralizado: una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación. Se usan en toda la documentación de pequeña empresa y documentos de consulta de la grande y mediana.
Descentralizado: funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos de una institución. Se usan en grandes empresas, en archivos técnicos, de personal y confidencial y para personas que funcionen en diferentes locales o regiones
- Por su uso
Archivo activo: se caracteriza porque la información que se conserva es consultada permanentemente. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados a los archivos semi activos.
Archivo semiactivo: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un 60%.
Archivo permanente: contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe la información del archivo semiactivo o directamente del activo.
- Características
- Nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre y por una extensión que suele identificar el tipo de archivo
- El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras que la extensión consta de 3 o 4 caracteres
- Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto, de imagen, de audio, de video. Etc.
- Los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas de forma jerárquica
- No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la misma carpeta
- Selección de los documentos de archivo
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuales otras han de conservarse permanente para la consulta ciudadana con fines culturales. Este proceso permite programas las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo con su ciclo vital y de acuerdo con el siguiente detalle:
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