INTERRELACION DE SISTEMA SAP EN EL GRUPO

Grupo  Sistema de Información SAP

DEPARTAMENTO

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

Departamento Comercial

Creación del Lead

Cuando se identifique una oportunidad de negocio por medio de las diferentes fuentes como los son, visitas, referidos, web, entre otros, se revisa en la herramienta CRM SAP si se cuenta con un Lead o cuenta abierta a nombre de esta persona jurídica; si existe, se crea la oportunidad sobre es Lead o Socio de
Negocios de lo contrario se crea un nuevo Lead, ingresando los datos según lo definido en el Instructivo Creación de Socios de Negocios y Productos en SAP AO-I-01

Account Manager

Ingreso de
Oportunidad al Modulo CRM SAP

SAP al módulo de oportunidades diligenciando la información descrita en el instructivo
Creación de Oportunidades de Negocio en SAP GL-I-02                                         NOTA: Las oportunidades deben crearse desde la primera cita con el cliente potencial.
No se aprobarán pedidos que no tengan trazabilidad en el CRM.

Account Manager

Desarrollo de la Oportunidad:
Entrega de Requerimientos a
Preventa

Una vez ingresada la oportunidad en SAP se da a conocer los requerimientos y la solución esperada por el cliente, a los preventas por medio del formato Resumen Comercial para la Preventa GL-F-03.

Account Manager

Desarrollo de la Oportunidad:
Levantamiento de la Información del cliente y
Configuración del Dimensionamiento.

Teniendo en cuenta los requisitos definidos por el Account Manager, se comunica con el cliente (visita, llamada, teleconferencia etc.), para realizar el levantamiento de información, con base en ésta se desarrolla la solución
técnica específica y se definen los costos detallados registrándolo en el cuadro de costos, teniendo en cuenta los proveedores establecidos para cada ítem.
NOTA 1: En los casos en que se requiere un nuevo proveedor se diligencia en el formato GC-F-05 Selección de Proveedores de Productos e Insumos, según lo descrito en el procedimiento Evaluación de Proveedores GCP-02.

Preventas / Arquitectos /
Account Manager

Desarrollo de la
Oportunidad:
Recibo de la
Configuración,
Dimensionamiento
de la Solución

El Account Manager recibe la solución,
configuración y cuadro de costos para
integrarlo a la propuesta que se le presenta al
cliente.

Preventas / Arquitectos

Registro
Oportunidad en
Socios de Negocio
(Citrix y HP

Paralelamente se registra la oportunidad en las herramientas de los socios de negocios, cuando aplique, definidas así:
Citrix: My Citrix
HP: Partner Portal

Account
Manager/Asistente
Comercial

Validación de
condiciones para la
presentación de la
oferta

Paralelo a la configuración, dimensionamiento o diseño de la solución, se reúnen los costos, se solicita DEAL respectivo (si aplica), se valida disponibilidad y demás condiciones requeridas para la presentación de la oferta, se consolida el cuadro de costos teniendo en cuenta:
Estrategia de Precios
Margen
Aprobaciones: Director de Unidad o Director General en los casos que aplique
Registro: Anexar copia del cuadro de costos en SAP detallado.

Account Manager / Director de Unidad

Presentación de
Propuestas

Teniendo la definición de la solución, los costos en el cuadro de costos y demás validaciones,
se elabora la propuesta y se presenta al cliente. Tanto la propuesta como los anexos correspondientes se anexan en la oportunidad registrada en CRM SAP.

Account Manager

Custodia de las
Ofertas

Posterior a la presentación de la oferta, se le entrega una copia impresa de la propuesta al Asistente Comercial para:
Digitalizar la oferta                                                                                            Salvaguardar las ofertas impresas hasta conocer el estado del proceso.

Account Manager/Asistente
Comercial

Prueba Piloto (Si
Aplica)

Si dentro de las condiciones acordadas con el cliente se requiere realizar una prueba piloto, se solicita vía email a los Arquitectos, con los siguientes requisitos:
• Prueba requerida,
• Recursos, de acuerdo a las Políticas Administrativas GA-P-01
• Control Activos Fijos.
• Contactos,
• Tiempos de entrega
Aprobaciones: Directores de Unidad. El Account Manager genera el pedido de acuerdo a la necesidad del piloto y cada [____*]realiza seguimiento al piloto y asegura que no extienda del tiempo planeado, al final del mismo se entrega un informe de los resultados [mediante el formato – definir contenido*].

Account Manager / Ingeniero Senior

Seguimiento al
Negocio.

El Account Manager hace seguimiento frecuente a las propuestas presentadas y
actualiza la oportunidad en el en CRM de acuerdo al Instructivo Creación

Account Manager

Modificaciones de
la propuesta por
solicitud del cliente

Las modificaciones a la propuesta presentadas se dan bajo las siguientes condiciones:
• Solicitadas por el cliente y sólo se reciben por escrito o vía correo electrónico.
• Validación por la compañía de costos, solución técnica, márgenes, etc. En cualquiera de los dos casos se tiene en cuenta:
• Cambio de versión del documento y adjuntarla en la oportunidad en el CRM SAP
• Si los cambios realizados afectan el cuadro de costos, éstos son aprobados nuevamente por el Director de Unidad o Director General en el caso que aplique, y; se siguen las mismas actividades de la presentación de propuestas, descritas en este procedimiento

Account Manager

Gestión de la Oportunidad

A medida que se desarrolla la oportunidad en sus diferentes etapas se documentan en la herramienta las actividades realizadas y el avance de las mismas de acuerdo con lo definido en el Instructivo Creación de Oportunidades de Negocio GL-I-02

Account Manager

Cliente Nuevo

Cuando se adjudica el negocio a  se solicita al Auxiliar Contable la creación del cliente nuevo – pasar de Lead a Socio de Negocio -, teniendo en cuenta lo especificado en el instructivo Creación de Leads, Socios de Negocios y Productos en SAP GL-I-01.
NOTA: Si el cliente no está creado no se podrá montar el pedido de venta.
Si el Lead corresponde a un socio de negocio, se debe omitir este paso.

Account Manager/Asistente
Comercial

Cierre del Negocio y Firma del Contrato

Si el negocio es adjudicado a , se obtiene una copia del contrato y se tramita la
firma del mismo teniendo en cuenta el instructivo Legalización de Contrato, Adiciones, Otros si GL I-03 . Se entrega el
contrato, la Orden de Compra o Mail de Aprobación en medio físico al Asistente Comercial, según aplique.
NOTA: Excepcionalmente se entregará borrador de contrato si el definitivo no está disponible.

Account Manager
/Asistente
Comercial

Legalización de Contrato,
Adiciones, Otros Sí.

Todos los viernes se diligencia el Formato
Control de Contratos FA-F-04 y se envía al
Auxiliar de Facturación.

Asistente
Comercial

Cierre de la Oportunidad

En el evento en que el negocio no sea adjudicado a , se cierra la
oportunidad y se determina la razón de cierre, de acuerdo con el Instructivo Creación de Oportunidades de Negocio GL-I-02.
Mensualmente el Asistente Comercial debe depurar la base de Oportunidades.

Account Manager/Asistente
Comercial

Realización Orden
de Venta

De acuerdo con el contrato y/u orden de compra del cliente el Account Manager y/o Asistente Comercial:
• Solicita la creación del centro de costos para el proyecto o venta
• Crea los productos en el caso en que aplique
• Carga la orden de venta con base en el cuadro de costos
• Adjunta los documentos digitalizados y entrega copia física al Auxiliar de Archivo.
• Genera la orden de venta para las respectivas aprobaciones.

Account Manager/Asistente
Comercial/ Auxiliar de Operaciones

Revisión, Aprobación y
Autorización Orden de Venta

Se revisa en la herramienta del Módulo de Ventas
• Aprobación: Director de Unidad, (aprobación SAP), revisando: o Condiciones generales del
• negocio o Margen del Negocio
• Autorización Operaciones: o Revisión de pedido en SAP, artículos de pedido vs cuadro de costos. o Confirmación de cotizaciones de proveedores y órdenes de compra de cliente o Verificación de márgenes Verificación de correcta configuración de pedido en SAP o Resumen costos y márgenes NOTA: Esta autorización tiene establecido un tiempo de 24 horas desde la aprobación del Director de Unidad.
• Autorización Director Financiero: o Confirmación de cupos de crédito a clientes. o Revisión de cuadro de costos y seguimiento al mismo o Revisión de márgenes o Revisión estado de cartera
NOTA: Esta autorización tiene establecido un tiempo de 24 horas desde la aprobación de Operaciones. En caso de que la Orden de Venta tenga inconsistencias, no se aprueba y es devuelto por medio de correo electrónico al Account Manager/Asistente Comercial, para que realice el ajuste necesario y ajuste la orden de venta.
En este caso el Account Manager tendrá un tiempo de 48 para realizar esta modificación y el flujo de aprobaciones seguirá el proceso antes descrito.

Director de Unidad, Director
de Operaciones, Director
Financiero.

Entrega a Servicios

La entrega de los servicios se realiza así:
• Correo a: Director de Servicios o Cliente o Tipo de Negocio
• Entrega del Formato Solicitud de Servicios GS-F-2.
• Pre-KickOff para entrega interna del servicio.
Trimestralmente se hará seguimiento a las oportunidades perdidas y se realizará un análisis de los mismos para determinar las oportunidades de mejora pertinentes, de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento Oportunidad de Mejora MC-P-1

Account Manager / Director de Servicios / Gerente de Proyecto Director de Unidad

Departamento de Facturación

Tipo de
Facturación

Luego de puesta la orden de venta en SAP, y aprobada por los Directores de Unidad Comercial, Operaciones y Financiero se revisa si la factura que se va a realizar es:
• Recurrente
• No Recurrente
• Es venta interna
• Garantías

Auxiliar de Facturación.

Facturación No Recurrente

Cuando la factura es recurrente, se revisan los pedidos que se encuentren abiertos, si la factura tiene un valor fijo se procede a la actividad de
generación de facturación, en caso contrario, se recibe:
• Para los proyectos de outsourcing de impresión: o Cuadro con la información necesaria. Para la facturación, entregado por el Analista de Contratos de Impresión.
• Para otros proyectos: Condiciones comerciales: cualquier información o condición que sea
• Requerida por parte del comercial como el número migo, sbb entre otros; las cuales son entregadas por los Account Manager
• Condiciones de Operación: en caso de entrega de maquinarias adiciones u otros se adjuntan actas con recibo a satisfacción, las cuales son entregadas por el Coordinador de Logística.
• Condiciones de servicios: cualquier entrega de servicios requerida, por horas ect, las cuales pueden ser entregadas por los Gerentes de Proyectos y/o ADM
NOTA: Todas las notificaciones se hacen mediante correo electrónico

Auxiliar de Facturación / Gerente de Proyecto / Analista de contratos de Impresión / ADM

Otra
Facturación

Para otro tipo de facturación se debe tener en cuenta:
• Autorización de Director Financiero
• Comunicación de Analista de Compra

Auxiliar de
Facturación / Gerente de
Proyecto / Director de
Facturación

Generación
de Facturas

De acuerdo a los anteriores parámetros se descarga de la orden de venta de SAP, y se genera la factura.

Auxiliar de Facturación

Radicación
de la Factura

Se programa mensajería para la radicación de la factura en el cliente, según los requerimientos del cliente, la factura debe quedar en el archivo de facturación con la radicación y consecutivo.
Diariamente se genera un reporte con el resultado de radicación de facturas.

Auxiliar de Facturación /
mensajería

Copia de Factura en Cartera

Diariamente se entrega al Departamento de Cartera una copia de las facturas emitidas para revisión de consecutivo en SAP.

Contador.

Departamento de Compras y Logística

Informe de órdenes de compra

Se envía un informe diario de las órdenes de compra de SAP y mercancía que van a llegar a las bodegas de los
aliados para el alistamiento de espacios según fechas de llegada.

Analistas de
compras

Revisión y entrega de
información a proveedor de
almacenamiento.

El coordinador de bodegas y despachos debe hacer seguimiento de las órdenes de compra generadas en el sistema SAP. La
información suministrada al proveedor de almacenamiento debe corresponder exclusivamente al producto físico que van a recibir. Las órdenes de
compra que incluyan licencias o servicios deben ser clasificadas o eliminar las líneas correspondientes a estos productos. Esto último con el fin de evitar.

Coordinador de
bodega y
despachos

Ingreso de la información a
SAP

Es responsabilidad del coordinador de bodega y despachos ingresar la información de la mercancía a
SAP correspondiente a seriales, copia de la remisión y copia de la declaración de importación.

Coordinador de
bodega

Envió de información de
mercancía disponibles SAP

El coordinador de bodegas y despachos debe informar a la persona responsable del pedido que la
mercancía se encentra disponible para despacho y solicitar los datos de envió. Este proceso se debe
hacer dentro de las 24 horas siguientes. Es obligación del responsable entregar los datos de despacho por
escrito

Coordinador de
bodega

Programación de despacho entrega a cliente.

Con la respuesta del área responsable del pedido el coordinador de despachos cuenta con 24 horas para realizar el despacho de mercancías al lugar indicado.
Bajo las condiciones de la mercancía y lugar de entrega debe definir que transportadora realizara los servicios.

Coordinador de
bodega

Departamento de Nomina

Liquidación de Nóminas y Vacaciones, Liquidaciones de Contrato, Pagos de Seguridad Social

Profesional responsable de nómina, para novedades que aumenten el
ingreso verifica la disponibilidad presupuestal e ingresa novedades al
sistema de información SAP.

Generación de Nomina

Jefe de Nomina procede a generar el reporte preliminar de nómina en el sistema SAP, con el fin de verificar la validez de los registros ingresados y los cálculos realizados por el sistema. En caso de encontrar inconsistencias corrige; genera el nuevo reporte, solicita VoBo del Director Administrativo y Financiero y genera la nómina en el sistema de información SAP teniendo en cuenta afectar la disponibilidad presupuestal de acuerdo con el concepto de pago.

Generar archivo plano y obligación de pago.

 Jefe de nómina, genera archivo plano de nómina de empleados desde el sistema SAP, enviar al Departamento de Tesorería para pago electrónico y obligación de pago y remite archivo plano al ordenador del gasto

Generar obligación seguridad Social.

Jefe de nómina, genera desde el sistema SAP cada obligación según el concepto que integra seguridad social y parafiscales, imprime la Prefactura, presenta para autorización de pago al Director Administrativo y Financiero. Enviado a departamento e Tesorería para respectivo pago.

Departamento de Contabilidad

Actualizar contantemente el
sistema SAP

Revisa los registros contables en el sistema SAP
- Ingresando la información de los diferidos mensuales en el sistema
- Consolidando la información de las depreciaciones mensuales en el SAP
- Estandarizando en el sistema la información referente a la nómina, los aportes parafiscales y la seguridad social.

Contador /Analista Contabilidad

Controlar el cumplimiento de
los regímenes tributarios que
aplican a la(s) empresa(s) y
sus socios.

Consolida la información contable registrado en SAP; Realiza las declaraciones mensuales de impuestos con la información obtenida des sistema SAP y generación de estados financieros desde SAP

Departamento de Cartera y Tesorería

Cobro y Aplicación de Pagos de Cartera

En el sistema SAP Consultar estado de cuenta de cuenta de Clientes, y aplicación de pago los mismo en el sistema SAP.

Jefe de Tesorería y Cartera/ Analista de Cartera/ Analista de Tesorería

Realización de pagos

Realización de Reportes de cuentas por pagar (Proveedores, Nominas, Impuestos, entre otros) del Sistema SAP, para realizar programación de pagos mediante el asistente d de pagos del sistema SAP y subiendo los archivos a los correspondientes portales de los bancos.

Coordinador SAP y Sistemas de Información

Analizar mensualmente los
informes contables de la
organización

Verificando la funcionalidad del sistema contable SAP; Crenado los perfiles en el sistema SAP; dando soporte.

Coordinador