La cantidad de documentación

1. GENERALIDADES

• xxx, es una empresa dedicada al rubro de la construcción civil; cuenta con Personal Calificado, Infraestructura y Equipos para realizar el Trabajo.

• La cantidad de documentación que emite y recibe xxx depende mucho de cada Cliente y de cada Proyecto, por lo que es necesario establecer los lineamientos de cómo administrarla de una manera efectiva.

2. OBJETIVOS

• Establecer la metodología para la Administración y Control de los documentos internos y externos existentes y nuevos en el Proyecto, garantizando su efectiva Emisión, Recepción, Actualización, Distribución, Seguimiento, Clasificación y Almacenamiento.

3. ALCANCE

• Este Procedimiento es aplicable para el proyecto xxx, establece los requisitos y pasos para la Administración y Control de los Documentos en la etapa de Construcción o Ejecución del Proyecto.

4. RESPONSABLES

4.1 GERENTE DE PROYECTO

• Es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento, incluyendo la aprobación e implementación de documentos que se generen en su área, Designa a personal encargado del trámite, Periódicamente deberá verificar si se cumple el programa de acuerdo a las responsabilidades.

4.2 RESIDENTE Y SUPERVISOR DE OBRA

• Verificar periódicamente los documentos referidos a su área de responsabilidad, asegurándose que sean coherentes aplicables y eficaces ajustándose a una secuencia lógica de las actividades o servicios que se realicen en su área, así mismo, deberán asegurar la eficaz comunicación de los mismos.

4.3 ADMINISTRADOR DE CONTROL DOCUMENTARIO

• Es responsable de implementar los requerimientos de este procedimiento para asegurar un flujo de comunicación objetiva y garantizar que la revisión más reciente de los documentos esté disponible para su uso en las oficinas del proyecto como en el campo.

• Recibe, reproduce, distribuye, archiva, controla y registra todos los documentos técnicos y de gestión de la Gerencia Técnica.

• El Administrador de Control Documentario deberá:

a) Tener una copia electrónica e imprimir un juego original de la documentación técnica y administrativa para archivo y estará disponible en las oficinas para consulta.

b) Verificará periódicamente los registros para determinar la precisión, actualización y que la distribución o traslado de documentos se haya realizado de acuerdo a la matriz de responsabilidades y distribución.

c) Realizará el seguimiento a la presentación de los estados de pago y facturas del contratista, así mismo llevará un registro físico y electrónico

d) Preparará un reporte semanal de Control Documentario en donde indicará el status de los documentos respecto a los documentos pendiente de respuesta por xxx y pendiente de xxxx.

4.4 TODO EL PERSONAL

• En el ámbito de su competencia es responsable de cumplir el presente procedimiento y asegurar que los documentos sean verificados por Document Control - DC antes de ser utilizado en el campo.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1 DEFINICIONES

• Documento interno: Documento que ha sido desarrollado por personal de xxx.

• Documento externo: Documentos generados en el entorno externo de xxx ales como requisitos legales, documentos técnicos, de los clientes y proveedores etc.

• Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el formato contiene datos y/o información se convierte en registro.

• Estándar: Requerimientos de tipo técnico, legal u operacional que deben cumplir los elementos componentes de un sistema productivo, administrativo o de servicio (personas, áreas, instalaciones, equipos y/o materiales), para garantizar resultados operacionales satisfactorios. Los estándares contemplan entre otras: especificaciones técnicas, normas de diseño y de construcción.

• Procedimiento: Secuencia especificada para llevar a cabo una tarea, actividad o un proceso. Cuando el procedimiento es operativo se le denomina POE e incluye controles de seguridad & salud, ambiental y calidad.

• Usuario: Persona o área dentro y/o fuera de la Organización que requiere el documento para realizar sus actividades.

• Documentos de gestión: Documentos que describen las actividades necesarias para el mantenimiento del SGI, y que obedecen a algún requisito de las normas involucradas.

• Documento: cualquier escrito que contiene una comunicación, información técnica administrativa, comercial y/o contractual para el desarrollo de un proyecto. Los documentos pueden ser impresos (copia física) o en formato electrónico (formato nativo).

• RFI (Solicitud de Información): Formato emitido por xxx (CD-FOR-013) para las consultas técnicas de campo y diseño.

• RNC (Reportes de No-Conformidad): Formato emitido por xxx (CD-FOR-014) para documentar los incumplimientos o desviaciones respecto de un requisito, procedimiento u plan de trabajo.

• Transmittal: Formato generado por DC que se utiliza para formalizar la entrega de documentos técnicos y de gestión presentados para revisión y/o aprobación. También servirá para el envío de documentos de carácter informativo. Sirve para acusar recibo de los documentos presentados. (Formato xxx CD-FOR-011A y CD-FOR-011B).

• Submittal Este formato contiene una lista de documentos que requiere revisión y/o aprobación por xxx, relacionados con el cumplimiento de normas, especificaciones técnicas del proyecto y generalmente se utiliza para la aprobación de materiales. (Formato xxx CD-FOR-012).

• Planos Red Line (Línea Roja): Son los planos de construcción que muestran una línea roja con todos los cambios durante la construcción. Se incorporara la información señalada a los planos de construcción mediante anotaciones en color rojo, introduciendo las revisiones necesarias de forma que éstos reflejen un registro fiel de lo construido. Las anotaciones se harán sobre un plano físico en formato original, se realizará la recolección de la información técnica a partir de los registros, incluido los conjuntos de planos de inspección y supervisión y que documenten toda modificación, adaptación o alteración del contenido original de los planos. También se debe considerar los planos del vendor y/o consultores. (Formato xxx CD-FOR-021)

5.2 ABREVIATURAS

• DC: Administrador de Control Documentario.

• MRD: Matriz de responsabilidades y distribución.

• POE: Procedimiento de Operación Estándar.

• SGI: Sistema de Gestión Integrado.

• SSO: Seguridad & Salud Ocupacional.

6. DESCRIPCION

6.1 CODIFICACION

• Los documentos que se emitan a xxx

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