10 Errores más Comunes En La Implementación De Un Proyecto

Parte de la actividad de un consultor, consiste en asesorar a la empresa sobre los

muchos aspectos que pueden contribuir al éxito o al fracaso en la implementación de

un proyecto, de modo que éste se realice de la forma convenida y en los tiempos

acordados (el tiempo es una variable sumamente importante, ya que en paralelo la

empresa debe seguir funcionando). Pero en la tarea cotidiana vemos factores que

atentan contra el éxito, que podrían evitarse fácilmente de ser tenidos en cuenta.

Los errores más comunes en la implementación son:

1. Errores en la asignación del personal interno adecuado para el proyecto

En las etapas preliminares del trabajo, los consultores solemos bromear con el

empresario sobre cómo seleccionar a quienes deben trabajar en la implementación.

Habitualmente les decimos que deben elegir a alguien “que les duela”. Con esto nos

referimos a esas personas sumamente eficientes, que conocen en profundidad el

manejo de la empresa y cómo se llevan a cabo los procesos, con todas sus

particularidades y posibles conflictos. Son aquellos a quienes todos consultan cuando

surge una duda, y que justamente por eso resultan difícilmente reemplazables. Si bien

es cierto que para el empresario puede resultar complicado seguir con el “día a dia”

sin ellos (y por eso decimos “que les duela” su ausencia en sus puestos habituales),

también es verdad que en la implementación debe haber gente que realmente sepa

de la operatoria y las necesidades de la empresa, para que el producto final sea lo

que todos esperan y necesitan. Como decíamos en un artículo anterior, deben

participar los "mejores" y no algún asistente, o "los que no tienen otra cosa para

hacer". Como este personal habitualmente continúa en paralelo con sus tareas, la

empresa debe prever como reemplazarlos mientras dure la implementación, o al

menos como aportarles un refuerzo en su trabajo cotidiano. Una opción es la de

seleccionar algunos jóvenes profesionales o estudiantes, que puedan actuar como

soporte.

2. Errores en el armado del grupo de trabajo

Muchas veces las empresas asignan al personal interno que va a trabajar en la

implementación en función de sus capacidades, conocimientos y competencias, pero

no tienen en cuenta sus roles dentro del grupo de trabajo, ni el tiempo que le deberán

dedicar al proyecto. Una de las cosas que deben tenerse en cuenta es que luego de la

implementación, alguien deberá colaborar con la capacitación, es decir: estar

disponible en forma interna para “enseñar” al resto de la compañía el manejo del

nuevo sistema. Por ende, resultaría ideal sumar al grupo de trabajo a alguien con

habilidad o competencia docente, disponiendo de antemano que ese será su rol al

concluir la implementación. Por otro lado, el armado del equipo dependerá también

del enfoque que se le quiera dar al proyecto. Obviamente, si se busca tomar

soluciones all-in-one, es decir del tipo standard, la participación del equipo interno

puede ser menor a lo que se necesitaría si se decide personalizar el sistema.

3. Errores en la comunicación

En la mayor parte de las personas, habitualmente los cambios generan dudas, temor

y ansiedad. Mucho más cuando se sabe que se verá afectada la forma en que se

trabaja, y en una primera instancia no está claro su alcance. Por eso es fundamental

la forma en que se comunique el proyecto al personal. Por otro lado, no alcanza con

“mandar un memo”. La información debe ser frecuente, ya que los vacíos en la

comunicación pueden motivar rumores, que crean un clima adverso y finalmente

entorpecen el trabajo. Nunca hay un exceso de información. Lo ideal es que se

produzcan informes frecuentes sobre como va evolucionando el proyecto, y que se

habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.

4. Errores en la capacitación del personal

La empresa sabe que deberá entrenar al equipo de proyecto en la funcionalidad del

sistema. Pero generalmente no considera que además, deberá capacitar lo antes

posible a los usuarios finales en forma práctica y teórica (es decir, con material

impreso). Esto implica preparar el material con antelación, y pensar en quienes van

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