7 habitos de la efectividad

Como introducción explica que en el mundo profesional de hoy en día, y del pasado en parte, se distinguen varios tipos de trabajo (sólo mencionar la tipología de los tipos de trabajo, tienes en paréntesis descripción de cada uno por si quieres hacer uso de la misma):

1. El trabajo manual (característico de la era industrial y donde la clave era la mejora de la productividad, es decir, la mejora de la eficiencia).
2. El trabajo artesanal (trabajo que exige que la persona que realice la tarea tenga mucha creatividad, ya que el objetivo es diseñar y crear nuevos y originales productos).
3. Trabajo con maquinarias (como su nombre lo indica, es un trabajo donde se exige que el empleado domine el uso de una o de un grupo de máquinas, donde en ocasiones se le suele dar entrenamiento en caso de no tener una buena preparación en el área).

Y tenemos el TRABAJO DEL CONOCIMIENTO: característico de la era moderna, donde los trabajadores tienen como herramienta concreta de trabajo su conocimiento. Y la utilizan mayoritariamente para la resolución de problemas “no rutinarios” lo cual requiere una combinación de metodologías de pensamiento convergente, divergente y creativo.

Sin embargo en este tipo de trabajo la clave es la MEJORA DE LA EFECTIVIDAD y, como muchos “gurús” de la ciencia empresarial dicen, sobre este término andamos aún “en pañales”.

Lanza la siguiente pregunta a los participantes para saber si todos sabemos el significado de la palabra EFECTIVIDAD y de los términos eficiencia y eficacia. Ya que éstos últimos son la base de la primera, y por ende de la mejora de la PRODUCTIVIDAD PERSONAL.

¿Quién sabe lo que significa la EFECTIVIDAD?

Otorga a los participantes 2’ para que puedan pensar en la respuesta, y pídeles que elaboren una definición. Haz una ronda de sondeo empezando por el participante sentado en el extremo más a la derecha y anota las respuestas en el flip chart. Buscamos las palabras:

• EFICIENCIA
• EFICACIA

En este punto, pasa a la siguiente transparencia.

Al/los participantes que hayan proporcionado una definición de EFECTIVIDAD compuesta de uno de los términos o de ambos, pídeles que expliquen que es para ellos el significado de ambos. Una vez que lo hayan explicado, muestra las definiciones de los tres conceptos y pon un ejemplo si es necesario:

1. Empieza explicando el término de EFICIENCIA: hablamos de la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un resultado concreto. Este principio se enfoca en hacer bien las cosas en términos de recursos usados y resultados conseguidos. Tiene que ver con el CÓMO se hacen las cosas.

Por ejemplo: hay que realizar la tarea de servir un vaso de agua desde una botella. La eficiencia será reflejada consiguiendo el resultado (el vaso queda servido casi hasta la mitad), sin derramar agua fuera del vaso pero tomando más tiempo de lo habitual, aunque se ha ahorrado recursos (cómo).

1. EFICACIA: este principio nos habla de la capacidad de lograr el resultado que queremos o deseamos. Hacer las cosas correctas, las que mejor conducen a la consecución de resultados, teniendo en cuenta los términos de tiempo de inversión y resultados obtenidos. Tiene que ver con QUÉ cosas se hacen o consiguen.

Siguiendo el ejemplo del vaso de agua: la eficacia queda reflejada simplemente consiguiendo el resultado en sí, servir el agua en el vaso independientemente de si se derrama la mitad del agua, el vaso se sirve a la mitad, etc. (el qué).

Hasta este punto ¿todos entendemos lo mismo por estos conceptos?

Pues entonces, podemos entrar a comprender el principio de la EFECTIVIDAD. ¿Quién puede ponernos un ejemplo antes de analizar la definición del concepto?

Una vez que un voluntario ha expuesto un ejemplo de efectividad, enseña la definición y añade el siguiente ejemplo:

EFECTIVIDAD: es hacer bien las cosas correctas. Hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. Busca el equilibrio ideal entre eficiencia y eficacia y por lo tanto tiene que ver con QUÉ cosas se hacen y con CÓMO se hacen.

Ejemplo del vaso de agua: se es efectivo llenando ¾ del vaso, sin derramar ni una gota de agua y dentro de un margen de tiempo aceptable (conseguimos el equilibrio entre el qué y el cómo).

¿Y quién en el mundo empresarial era el mayor experto sobre la EFECTIVIDAD?:

Presenta a Stephen Richards Covey: fue un licenciado, escritor, conferenciante, y profesor estadounidense conocido por ser el autor del libro superventas: Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Pregunta a los asistentes:

• ¿Conocéis o habéis oído hablar de Stephen Covey?
• ¿Alguien ha leído su libro? ¿alguien podría hacernos un breve resumen de los conceptos tratados en el mismo?

En su obra además de identificar los cimientos principales que nos ayudan a desarrollar los 7 hábitos que aumentarán nuestra productividad personal, clarifica las bases del término de efectividad.

Habiendo establecido las diferencias entre los términos, comprendido dónde y cómo confluyen nuestra eficiencia y eficacia transformada en nuestra efectividad vamos a conocer en profundidad el modelo de los 7 hábitos y aprender a llevarlo a la práctica. Los 7 hábitos de la efectividad de Stephen Covey son:

1. Ser proactivo, apasionado.
2. Comenzar con un objetivo en mente.
3. Poner primero, lo que va primero.
4. Tener un pensamiento siempre ganador.
5. Entender primero, luego motivar.
6. Generar toda la energía posible, para tener y transmitir energía.
7. Cuestionar el status quo, y afilar la sierra.

Ahora pasa a explicar la transparencia relativa al primer paso del modelo de Covey:

El primer hábito:

• Nos habla de la habilidad de elegir una respuesta ante cualquier estímulo. La actitud en la que el sujeto u organización asume el pleno control de su conducta de modo activo.
• Implica comportarse según la decisión que cada uno toma. Se basa en nuestros valores y no según las condiciones en las que estamos. Implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas para generar mejoras, haciendo prevalecer la libertad de elección sobre las circunstancias del contexto.
• No significa tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.

Ejemplo práctico: no ir al Facebook apenas tu mente se canse con lo que haces y te lance la opción de “¿por qué no miramos rápido cuantas solicitudes nuevas de amistad tengo en el Facebook?“ o “suena el whatsapp y voy a mirar quién me manda un mensaje”, en ese momento hay que ser proactivo y decir “no, lo primero es lo primero”.

Conclusión: hace referencia a la efectividad porque somos proactivos consiguiendo enfocar nuestra atención en la actividad (cumpliendo con el cómo) que estamos realizando para llevarla a término (conseguimos el qué) sin interrupciones externas.

Para comprender el segundo hábito debemos:

Entender que las cosas son creadas dos veces. Por ejemplo:

1. Piensen en la construcción de una casa antes de comenzar la construcción.
2. Primero se dibuja un plano – la primera creación.
3. Segundo, se construye la casa – la segunda creación.
4. En los negocios ocurre igual: la primera vez definimos lo que se desea lograr, y posteriormente se diseñan las partes del negocio para lograr el objetivo.

Por lo tanto este hábito:

• Refleja el liderazgo personal que cada uno tenemos y que también proyectamos de cara a nuestros equipos. La efectividad siempre debe acometerse con una meta, un fin o un resultado concreto que queremos conseguir en mente.
• Este hábito nos proporciona una dirección concreta a tomar y saber el destino deseado.
• Refleja la creación mental de un sentido a donde ir, algo esencial para entender el cumplimiento de la misión que tenemos fijada.
• Esto te pone en el camino que tú quieres y no permite que el flujo espontáneo de tu entorno sea el que te guíe.

Ejemplo: si queremos bajar 1 kilo este próximo mes, cuando tengamos opciones de comida, si tenemos presente el objetivo final nos facilitará -si somos proactivos- el evitar comernos otro croissant.

Conclusión: definir los objetivos (el qué) a corto, mediano y largo plazo ayuda a navegar con un rumbo en mente, en vez de estar a la deriva esperando que llegue lo que se desea (por azar, o porque “es el destino”).

El tercer hábito nos habla de:

• Ilustrar la idea de realizar una actividad de administración personal. Es la base para comprender la calidad de las decisiones y las acciones del día a día.
• Implica y posibilita a las personas a encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente.
• Para la óptima administración del tiempo, más adelante en la sesión vamos a poder concretar una metodología sencilla y obvia, sin embargo no siempre la llevamos a la práctica; y por lo tanto perdemos efectividad en nuestra actividad profesional.

Ejemplo: cuando nos despertemos definamos una o dos cosas muy importantes o urgentes por hacer -y las hacemos-. Esto te permitirá avanzar con paso firme.

Otro ejemplo práctico: divide las tareas en urgentes, importantes, y no tan importantes (y asumimos que las no tan importantes nunca se harán).

Conclusión: teniendo claro a dónde queremos llegar (el qué), debemos priorizar lo que debe hacerse por orden de importancia (el cómo).

El cuarto hábito nos habla de:

• Saber y buscar lo que significa obtener un beneficio mutuo: para nosotros mismos y nuestros interlocutores / compañeros / equipos / organización.
• Por la anterior razón expuesta, nos ayuda a encontrar equilibrio en las relaciones humanas con un sentido de equidad y bien común.
• Posibilita el logro de satisfacciones compartidas.
• Representa beneficios mutuos y satisfactorios, de aprendizaje recíproco y de influencia mutua.

También explica que comprende el análisis y estudio de varios paradigmas:

•        Ganar-ganar,

•        Ganar-perder,

•        Perder-ganar,

•        Perder-perder,

•        Ganar-ganar o no hay trato.

Todos los anteriores representan un modelo de relaciones humanas que conlleva determinados objetivos y logros. Sin embargo comenta que es el primer modelo de los nombrados el único viable en un sistema organizativo o sistema humano.

Ejemplo: seguimos con el ejemplo del segundo hábito. Bajar 1 kilo en el próximo mes es nuestro objetivo en mente. Cumpliremos el cuarto hábito si cuando tengamos opciones de comer degustar un primer croissant gano satisfaciéndome pero vuelvo a ganar si rechazo un segundo (aunque esté relleno de chocolate). El hábito obviamente se cumple si somos proactivos y si hay oportunidad de sustituir el croissant por algo más sano y bajo en calorías desde el inicio.

Conclusión: es mejor decir “no” a una oportunidad donde no está claro el beneficio (el qué) de ambas partes que embarcarse en algo que a medio o largo plazo será perjudicial para alguien -y por ende, antes o después, para todos-. Hay que visualizar cual es la ganancia de las oportunidades así como definir el coste. Esto se puede aplicar a las relaciones, negocios, formación, etc.

El quinto hábito nos habla directamente de nuestra habilidad de comunicación en todos sus aspectos:

• Nos describe lo que es una comunicación efectiva: tanto para el emisor como para el interlocutor.
• Nos explica que si practicamos esta comunicación de manera efectiva nos asegura la obtención de un clima social positivo, de respeto y convivencia profesional armoniosa.
• Además nos invita a la práctica de la EMPATÍA hacia nuestro interlocutor como medio para establecer relaciones interpersonales más constructivas.

Para apoyar la exposición de la definición de este hábito, pregunta a los participantes sobre su nivel de empatía ¿En qué consiste la escucha empática? ¿Es fácil ser empático con nuestros colaboradores?

Explica que la empatía es un ejercicio que conlleva una alta carga emocional, y que no siempre conseguimos captar la esencia de la emoción de nuestro interlocutor. Sin embargo, esta habilidad no es nueva llegado a este punto del programa puesto que hace referencia directa a lo estudiado en el módulo I respecto a la IE (inteligencia emocional).

Ahora proyecta el siguiente vídeo sobre las NEURONAS ESPEJO sin comentar el nombre técnico a los participantes aún. Antes haz las siguientes preguntas a los participantes para que reflexionen:

• ¿Cuántos os habéis preguntado alguna vez porqué a veces realizamos el mismo gesto que nuestro interlocutor, bostezamos si vemos bostezar o nos sentimos más cercanos con quién nos cuenta un relato o experiencia que hemos experimentado?
• ¿Alguien sabe la respuesta de por qué salivamos al ver a una persona comiendo algo que nos gusta?

Una vez proyectado el vídeo, pide voluntarios para dar una explicación de porqué se dieron las situaciones del vídeo. La razón que buscamos son las neuronas espejo o algún argumento que se asemeje a este concepto técnico. Anota las respuestas en el flip chart.

Explotación:

• La empatía tiene su origen en un grupo de células llamadas NEURONAS ESPEJO que están situadas en la parte frontal inferior del cerebro, cerca de la zona del lenguaje.
• Reflejan la actividad que se está observando.
• Realizan repeticiones de acciones de otras personas o nos hacen conectar con el sentimiento que la acción transmite.
• Se activan en dos situaciones: al ejecutar una acción o al observar una acción.

Covey invita a escuchar para comprender y no para responder.

• Identifica que la verdadera comunicación ocurre cuando nos tomamos nuestro tiempo para comprender realmente a la otra persona, empáticamente, poniéndonos en su lugar (utilizando las neuronas espejo). Hasta que no hemos comprendido bien, no deberíamos exponer nuestra respuesta. Esto ha de hacerse de forma genuina, sin intentar manipular, invirtiendo en la cuenta bancaria emocional.
• Las habilidades que podemos llevar a cabo para escuchar empáticamente, de menor a mayor efectividad, pueden ser de los siguientes tipos (que vamos a ver en el siguiente ejemplo de la conversación de un padre y su hijo):

1. Imitar el contenido: El hijo dice “Papá, la escuela no sirve para nada” y el padre responde “Así que piensas que la escuela no sirve para nada”. Esta habilidad se denomina escucha “activa” o “refleja”. Sin una base de carácter y relación, a menudo agravia a las personas y conduce a que se encierren en sí mismas. Sin embargo, es una habilidad útil porque por lo menos lleva a escuchar lo que se dice. Imitar el contenido es fácil. Basta con escuchar las palabras del otro y repetirlas. Ni siquiera es necesario emplear el cerebro. Uno repite lo que acaba de decirse. No se ha evaluado, sondeado o interpretado. Por lo menos se demuestra haber prestado atención. Pero para comprender se necesita más.
2. Parafrasear el contenido: El hijo dice “Papá, la escuela no sirve para nada” y el padre responde “Ya no quieres ir a la escuela”. En este caso, el padre dice con sus propias palabras lo que quiere decir el hijo. Está pensando en lo que el joven ha dicho, sobre todo con el hemisferio cerebral izquierdo, el del razonamiento y la lógica.
3. Reflejar los sentimientos: El hijo dice “Papá, la escuela no sirve para nada” y el padre responde “Te sientes realmente frustrado”. No se presta tanta atención a lo que se dijo como a los sentimientos del joven acerca de ello. 
4. Parafrasear el contenido y reflejar los sentimientos: El hijo dice “Papá, la escuela no sirve para nada” y el padre responde “Te sientes realmente frustrado en la escuela”. La frustración es el sentimiento, la escuela es el contenido. El padre emplea ambos lados del cerebro para comprender  la comunicación del joven. Cuando uno procura auténticamente comprender, al parafrasear el contenido y reflejar el sentimiento proporciona aire psicológico. También ayuda al otro a elaborar sus propios pensamientos y sentimientos. Nos abre el alma. No piensa y siente una cosa mientras comunica otra. Empieza a confiarnos sus más íntimos sentimientos y pensamientos.

Conclusión: los hábitos 4 (ganar/ganar o no hay trato) y 5 (procure primero comprender y después ser comprendido) están estrechamente relacionados. Una comunicación efectiva es esencial para llegar a acuerdos del tipo ganar/ganar (el qué). Las vías (el cómo) sólo se encuentran buscando juntos la solución, si los oponentes se comunican efectivamente.

El sexto hábito del modelo nos refiere a:

1. La interdependencia que hay entre compañeros de un equipo de trabajo. Nos habla de la SINERGIA: equivale a que el resultado colectivo es mayor que la simple suma de sus integrantes.
2. Sinergizar es generar energía y tener energía como producto social de individuos, familias, equipos y organizaciones bien integradas, productivas y creativas.
3. Con dicha sinergia conseguimos la victoria pública (o maestría interpersonal/colectiva): el resultado directo de la práctica de los tres segundos hábitos del modelo que nos hablan directamente del concepto de INTERDEPENDENCIA. Mientras que la práctica de los tres primeros hábitos propician la victoria privada (o maestría personal/individual).

Ejemplo: si no se nos dan tan bien los números y tardamos horas en hacer la declaración de impuestos, seguro que contratamos a alguien para que nos resuelva la situación. Ese es un buen ejemplo de potenciar lo que hacemos, usando nuestro tiempo en aquello que somos buenos y dejando que otro que es bueno en números se encargue de la contabilidad.

Conclusión: el todo es más que la suma de las partes. Este hábito refiere directamente a la cooperación. Si adosamos dos trozos de madera, podrán sostener un peso mucho mayor que la suma de los pesos que sostienen ambos trozos separadamente. El todo es más que la suma de sus partes. Uno más uno es igual a tres o más. Alcanzamos alta efectividad consiguiendo el qué y el cómo en términos de tiempo, recursos y calidad de los resultados obtenidos; y además cumplimos con los hábitos previos.

El séptimo hábito nos invita a:

1. Seguir mejorando de forma continua, no acomodarnos y “cuestionar el status quo”.
2. Permite entender la mejora personal en todos sus ámbitos (física, mental, socio emocional, profesional y espiritual).
3. Dicha mejora la alcanzamos con la renovación, la preparación y el reciclaje. Stephen Covey lo llama AFILAR LA SIERRA por una historia de un leñador que se encuentra en el bosque tratando con mucho afán de derribar árboles con su hacha. Sin embargo, no le pasa por su mente que su hacha también requiere ser afilada cada cierto tiempo para que recupere su filo y pueda seguir brindando un buen servicio. Eso es precisamente lo que acontece con las personas cuando no son capaces de hacer un alto en el camino diario para recuperar energías con el descanso reparador, el reciclaje de conocimientos, etc.