ADMINISTRACION DE PROYECTOS. CONTROL DEL PROYECTO

[pic 1]INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LA REGIÓN CARBONÍFERA[pic 2][pic 3]

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD 4. CONTROL DEL PROYECTO

4.1 Métodos de control (gráfica de avance y gráfica de rendimiento)

El control es un proceso en el que la administración corrobora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, sino es así, se tendrán que hacer las correcciones necesarias.

El control se encarga de determinar el avance de cada actividad así como el de todo el proyecto.

Los elementos para tener control en el proyecto son:

• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado, para verificar el control de los objetivos que se establecen en la planeación.
• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones. Descubrir las diferencias que se encuentran entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas. Prevenir o dado el caso, corregir los errores.

Una forma efectiva para el control del proyecto es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, las cuales son:

• Gráfica de avance.
• Gráfica de rendimiento.

• Graficas de avance.

La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance programado, el porcentaje real y la eficiencia lograda en cada unidad de tiempo.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea precisa de las disponibilidades de tiempo.

Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

Ejemplo de una gráfica de avance.

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• Gráfica de rendimiento.

Determinado el avance programado por día se obtiene la gráfica de rendimiento que sirve para observar el ritmo o velocidad del trabajo y las metas parciales que se van logrando en el transcurso del tiempo.

En la ordenada se presenta una escala con porcentajes y en la abscisa los días de duración del proyecto más la tolerancia calculada.

Ejemplo de gráfica de rendimiento

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4.2 Cierre del Proyecto (Informe y Retroalimentación).

El cierre del proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte lo bien o mal que se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos previstos. Cuando finalizan las actividades que forman parte del alcance de un proyecto, dicho proyecto termina, llega a su fin. En ese momento se actualiza la información intermedia del mismo, técnica y administrativa, y se procede al cierre contable del proyecto. Para poder cerrar un proyecto, es necesario que realmente se haya finalizado el mismo, es decir: Desde el punto de vista técnico, es preciso que todas las actividades se hayan finalizado por completo. No es posible cerrar (correctamente) un proyecto si, por ejemplo, queda pendiente un periodo de garantía, o el Cliente no ha confirmado que es de su agrado y por tanto puede solicitar modificaciones. Desde el punto de vista administrativo, es preciso asegurarse de que no se va a incurrir en costes adicionales (facturas pendiente, material a reponer, etc.), y de que se han facturado todas las cantidades pertinentes al Cliente (aunque, desde el punto de vista contable, no se haya cobrado todavía). Una vez finalizado el proyecto, parece evidente la necesidad de analizar los resultados y capitular el curso de los hechos para hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han alcanzado, y de la utilidad futura, en otros proyectos, del trabajo realizado.

Ciclos de vida del proyecto

 El ciclo de vida de un proyecto incluye por lo general, distintas fases bien definidas que tendrán diferentes nombres, según el tipo de proyecto, pero que en el fondo son similares para la mayoría de las diferentes tipos de industria. La fase final de todo proyecto es el cierre y parecería que es una etapa sencilla, pero desafortunadamente es la etapa más descuidada de todas, por lo que la mayoría de los proyectos se cierran mal. Es típico ver como el equipo del proyecto con su gerente al frente, es transferido por necesidad a otro proyecto que se está iniciando, sin haber cubierto los procedimientos mínimos de cierre. Muchos son los proyectos que terminan sin nunca alcanzar el 100% de avance. Además de las fases del ciclo de vida de los proyectos, existen fases o procesos correspondientes a la gestión del proyecto. Los procesos de gestión del proyecto que corresponden a las nueve áreas de conocimiento se combinan en cinco grupos principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Estos grupos de procesos se pueden repetir y solapar a lo largo del proyecto, según las circunstancias particulares de la organización y la dinámica y objetivos del proyecto. Los procesos de cierre están presentes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y son necesarios cada vez que finaliza una etapa o fase.

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