ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

Un aspecto generalmente confundido es el de organización y administración del proyecto.

Al respecto habría que diferenciar organización y administración como parte constitutiva del estudio, ya que la misma aproximadamente se incluye después de los aspectos de tecnología y antes de la parte correspondiente a la inversión. Por otro lado se tiene la parte de organización y administración de proyectos como etapa del proyecto, la misma se inicia con los estudios de factibilidad o antes de las pruebas de funcionamiento y puesta en operación de las instalaciones.

Para materializar los objetivos, alcances y características de la inversión delineados en los estudios de factibilidad, debe entrar en escena el equipo responsable de la implementación y dirección del proyecto, debido a que la tarea es definir e implementar un esquema organizacional que permita alcanzar en la forma más eficiente y eficaz posible los objetivos del proyecto.

Cuando un proyecto se administra a través de la organización de la empresa, a menudo surgirán incompatibilidades entre las prioridades del proyecto y las operaciones en marcha. La incidencia final en costos no debe ser subestimada. Es por todo lo mencionado anteriormente, que el trabajo que se presenta a continuación, tiene como objetivo principal, dar a conocer los aspectos más relevantes de la organización de un proyecto y esencialmente la planificación del mismo, por tanto, dichos temas se ampliarán medida que se avanza en la investigación.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Existe una diferencia notable entre ejercer responsabilidades de administración en una empresa en marcha y en un proyecto; en situaciones normales, las empresas se desenvuelven en contextos mucho más estables (al menos en el corto plazo), los objetivos tienen un carácter más permanente, los recursos están dimensionados para cumplir con el nivel de operación previsto, existe alguna holgura de tiempo para tomar decisiones y definir planes de acción, los problemas tienden a ser reiterativos y más previsibles. Esta situación permite que en general, existan criterios y mecanismos de acción predefinidos para un gran número de situaciones.

Análisis comparativo de la administración/gerencia

CATEGORÍA EMPRESAS EN OPERACIÓN PROYECTO DE INVERSIÓN PROYECTO DE DESARROLLO

Objetivo

Priorización Empresa  Función

Maximización de Utilidades

Calidad – Producto Servicio Proyecto de Inversión

Empresa  Proyecto

Calidad de Instalaciones

Costo – Relación de valor

Plazos mínimos Proyecto de Desarrollo

Organización   Proyecto

Vigencia

Permanentes

Transitorios Transitorios  Permanentes

Organización Tipo

Funcional, Estable Matricial, coordinación,

mixta, dinámica,

cambiante Matricial, coordinación,

mixta, dinámica, cambiante

Duración Indefinida Definida Definida

Relaciones A través de líneas de

mando-funcionales A través de líneas

verticales, horizontales

y diagonales A través de líneas verticales,

horizontales y diagonales

Información Mayoritariamente por

sistemas formales Compartida, por sistemas

formales e informales Compartida, por sistemas

formales e informales

Situaciones de excepción Frecuencia Escasas Muy frecuentes Muy frecuentes

Reacción A través de

procedimientos y

mecanismos preestablecidos A través de

coordinación acción Mixta, a través de

coordinación acción y a

través de procedimientos y mecanismos preestablecidos.

Tiempo de Respuesta Permite el análisis y

búsqueda de una

situación óptima Búsqueda de una

buena solución en el

plazo mínimo Búsqueda de una

buena solución en el

plazo mínimo

Recursos Humanos Dotación Estable y con

permanencia Dinámica y

mayoritariamente

transitoria Dinámica y

mayoritariamente transitoria

Cultura Organizacional Homogénea y en base a

la experiencia de la

empresa Heterogéneas y en

base a experiencias

externas al proyecto Homogénea y en base a la

experiencia del proyecto

Motivaciones Laborales Objetivos de la empresa,

estabilidad laboral,

desarrollo en la empresa,

condiciones económicas Contratos a plazo

fijo/obra, jornadas

variables, directa o a

través de terceros Contratos a plazo fijo/proyecto, jornadas variables, directa.

Relación Contractual Contratos indefinidos,

funciones definidas,

jornadas estables directa

con la empresa Contratos a plazo

fijo/obra, jornadas

variables, directa o a

través de terceros Contratos a plazo fijo/proyecto, jornadas variables, directa.

Sistemas de Administración, Beneficios

Más bien rígidos y generales

Flexibles

Flexibles

En el proyecto, las situaciones enfrentadas son esencialmente dinámicas; los aspectos críticos cambian frecuentemente, determinando nuevas prioridades que requieren decisiones de implementación de medidas en períodos comparativamente cortos, para la escala habitual de tiempo de una empresa.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

 Lograr la mejor calidad técnica de las instalaciones, alcanzando su mayor relación de valor.

 Mantener los costos de materialización del proyecto dentro de los márgenes establecidos por el presupuesto disponible, para la calidad técnica ya definida.

 Cumplir con el programa de ejecución de actividades y obras en terreno, posibilitando la partida de los programas de puesta en marcha en los plazos establecidos.

Aquí, la tarea es definir e implementar un esquema organizacional que permita alcanzar en la forma más eficiente y eficaz posible los objetivos del proyecto.

Cuando un proyecto se administra a través de la organización de la empresa, a menudo surgirán incompatibilidades entre las prioridades del proyecto y las operaciones en marcha. La incidencia final en costos no debe ser subestimada.

FACTORES RELEVANTES PARA LA DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Previo al análisis de los factores relevantes, es conveniente analizar:

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